Si todavía crees que los equipos deben compartir el mismo espacio físico para que una reunión de trabajo sea productiva, es porque no formas parte de las nuevas tendencias. En este artículo descubrirás cómo lograr una tipo de reunión virtual efectiva y sacarle cada vez el máximo provecho.
Entonces, después de esta lectura conocerás algunas de las buenas prácticas para reuniones virtuales. También veremos algunas opciones de software para reuniones remotas que valen la pena considerar.
¿Qué es una reunión virtual?
Se trata de una reunión en línea que, por medio de tecnología de audio o video, conecta en tiempo real a personas que trabajan en diferentes lugares y de forma virtual. También se las conoce como reuniones remotas, ya que permiten que las personas y los equipos colaboren y se comuniquen en tiempo real, sin compartir espacios.
Independientemente de dónde se encuentre cada integrante del equipo, las reuniones virtuales aportan flexibilidad a todos las partes involucradas. Además, bien organizadas, pueden ser muy productivas y atractivas.
Según HBR, de 200 personas encuestadas, el 86 % asegura que los niveles de participación activa en reuniones virtuales son más altos que en las reuniones presenciales, cuando se siguen las prácticas recomendadas.
La reunión virtual en la actualidad
La nueva realidad, producto de la emergencia sanitaria, ha hecho de los programas de videoconferencia una herramienta necesaria para las empresas. De hecho, se han convertido en uno de los métodos más usados para cumplir con los encuentros laborales de todo tipo. ¿Qué se puede hacer en una reunión virtual efectiva?
- Tratar problemas del día a día.
- Organizar tareas y proyectos.
- Definir estrategias.
- Tomar decisiones.
- Intercambiar información y conocimiento.
- Coordinar cuestiones que impactan en el crecimiento de la empresa.
En la actualidad, gracias a las reuniones online, es posible contar con talentos de distintas partes del país y del mundo.
¿Cómo puedo lograr una reunión de trabajo efectiva?
Siempre que se quiera ganar efectividad en una reunión remota, se deben considerarse aspectos como los siguientes:
- Comprobar la conexión a Wi-Fi. Las videoconferencias requieren más ancho de banda. Por eso, es necesario verificar la velocidad de carga y descarga en el servidor. En caso de que la conexión no sea lo suficientemente rápida, se debe intentar algunas de las siguientes situaciones paliativas:
- Probar en diferentes lugares de la casa la velocidad de la conexión a internet.
- Posicionarse lo más cerca posible del router.
- Conectar un cable ethernet a la computadora para una mejor conectividad y más estabilidad.
- Contar con una buena iluminación. De este modo, se logran menos distractores y a la vez que el entorno de trabajo resulta más amigable para el resto de los participantes. Para esto es preciso:
- No sentarse con una luz fuerte detrás.
- No poner una luz fuerte cerca del rostro.
- Colocar la luz (natural o artificial) de frente.
- Si las luces del frente o del techo no son suficientes, agregar una lámpara de escritorio en un lado para compensar.
- Comprobar la calidad de audio antes de que comience la reunión. Luego, ¿cómo mejorar la calidad del sonido en las videoconferencias?
- Usar auriculares en lugar del micrófono del sistema externo.
- Posicionar el micrófono a unos 15 centímetros de tu boca.
¿Qué reglas son importantes en las reuniones virtuales?
Dentro de cualquier interacción social es pertinente guardar pautas de reconocimiento hacia el otro. La virtualidad no exime de lo anterior; por eso, a continuación, conocerás las reglas básicas para una buena videoconferencia:
- Solicitar la palabra. Si se está en una reunión, se debe usar la función de chat incluida en la plataforma o la opción de alzar la mano, a fin de solicitar la palabra para hacer preguntas o comentarios. De esta manera la reunión será más fluida y efectiva.
- Hacer intervenciones cortas. De esa manera, se garantiza que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que se quiere entregar.
- Tener la cámara encendida. No hacerlo puede mostrar desinterés, desgano o falta de compromiso. Sin embargo, en ocasiones y frente a problemas de conectividad por mala calidad de la señal o consumo excesivo de datos, el consenso de apagar las cámaras se puede interpretar como una cortesía y gesto de buena voluntad.
- Saludar amablemente y bloquear el micrófono. Cuando se inician las reuniones, los micrófonos de los asistentes se bloquean y solo queda habilitado el del moderador o superior de la empresa.
- Los ID y las invitaciones son de uso personal. Tener en cuenta que la invitación y el ID de la reunión son personales e intransferibles.
- Cumplir el horario de la reunión. La disciplina, la organización y la planeación son importantes para lograr una reunión exitosa. Además se debe ser muy estricto con el uso del tiempo y el seguimiento de la agenda.
- Mantener la postura correcta. Tu rostro y medio cuerpo se deben situar en el centro del encuadre. Es decir, un plano central directo a la cara.
- Advertir que se está en videollamada. En el caso de que haya más personas en el lugar, es importante que sepan que se está en una videollamada. Así, se evitará cruces ante la cámara o entredichos inapropiados.
- Mirar la cámara. Cuando se está hablando se debe mirar la cámara y no hacia la pantalla. Esto ayuda a generar contacto visual con los espectadores/interlocutores.
- Limitar las distracciones. Evitar, por ejemplo, el uso del celular o realizar otras tareas en el momento de la reunión (incluso, algunas tan sencillas como comer o beber líquido desde una botella).
- Posicionar la cámara. Es importante que la cámara esté en la posición ideal antes de iniciar la reunión para evitar tomas no deseadas.
- Verse profesional. La apariencia debe ser formal, se debe usar la ropa que se llevaría en una reunión física. Además, es importante no ubicarse demasiado cerca o demasiado lejos de la cámara. La distancia debe ser tal que se tome la cara completa y hasta la cintura.
- Cuidar el fondo. Hay que asegurarse de que todo se vea ordenado y formal. Se puede usar un fondo web virtual para desenfocar, eliminar o reemplazar el fondo de ser necesario.
Prácticas recomendadas para las reuniones virtuales
Al hablar sobre las prácticas recomendadas, estas son algunas para tener en cuenta si de una reunión virtual efectiva se trata.
Establecer un objetivo
La reunión debe tener un propósito claro. Para ello hay que asegurarse de que todos los asistentes sepan cuál es el motivo de la convocatoria, es decir, que entiendan qué se va a abordar y lograr durante el encuentro.
Tener una agenda
Con una hoja de ruta para la conversación, se evita que los asistentes se desvíen y la reunión dure más o que no se cumplan los objetivos.
Establecer roles
Asignar una función a cada asistente (y con ello, las responsabilidades que conlleva dicho rol) es una forma de mantener involucrados a los asistentes de la reunión virtual . Esto hace que todos permanezcan atentos y participen en la conversación.
Hacer la reunión breve y amena
Es importante poner una hora de finalización fija para tu reunión y un límite de tiempo a cada persona que necesite tomar la palabra o compartir actualizaciones. De esa forma, se logra mantener a todos los participantes enfocados.
Dar un plan de acción
Una vez terminada la reunión, es necesario asegurarse que todos los miembros del equipo conozcan los próximos pasos a seguir. Es decir, poner a disposición de los asistentes las notas o los elementos de acción de la reunión para que puedan hacer un seguimiento.
Herramientas para tu videollamada
Ahora bien, para llevar a cabo una reunión remota exitosa, deberás contar con un software específico. El adecuado para tu oficina virtual dependerá de tus necesidades y las preferencias de tu equipo.
Estas son algunas opciones que puedes tener en cuenta, a medida que exploras y pruebas las diferentes herramientas.
Join.me
Un programa de videoconferencia fácil de usar, Join.me dispone de una interfaz de usuario moderna y numerosas funciones que mejoran la experiencia de las reuniones en línea.
Cómo funciona
Puedes iniciar una reunión gratuita durante los primeros 14 días, o puedes integrarte a una reunión sin descargar la aplicación, directamente en el sitio. Creas tu cuenta con tu correo electrónico. Si es en un móvil, puedes descargar la aplicación y desde ella podrás ingresar a una reunión, crear una nueva,o iniciar una llamada solo de voz.
Además, puedes compartir un enlace o un código de la reunión a nuevos participantes.
Explora los programas que llamaron más tu atención. Así, las reuniones con tu equipo, clientes y prospectos serán más fluidas y cómodas, además de que conseguirás un nivel de participación extraordinario.
Zoom
Si de una plataforma que funciona de manera intuitiva y amigable se trata, esa es Zoom. También cuenta con un equipo de soporte técnico para resolver dudas a la brevedad.
Cómo funciona
Con Zoom se pueden crear reuniones bajo diversos formatos y programaciones automáticas: video apagado, video encendido, incluso otras donde se comparte únicamente la pantalla.
En cuanto al costo del servicio, ofrece un plan gratuito al iniciar el registro de hasta 100 participantes y un número ilimitado de reuniones. Además, permite programar la videoconferencia, luego con el tema de la reunión ya se obtiene una URL para compartir.
Mediante el botón «Invitar a otros» se puede añadir a más participantes. La duración de cada videoconferencia en Zoom es de 40 minutos, en su versión gratuita. Para más funciones, sus planes de pago inician en 149,90 USD.
Meet
Google Meet cuenta con una versión gratuita y hasta planes desde 8 USD al mes por usuario, con funciones orientadas a cubrir las necesidades de las empresas. Su interfaz es limpia y posibilita compartir un vínculo para comenzar.
Cómo funciona
Entre las ventajas de Google Meet, se destaca el poder conectar todas las actividades en un solo lugar, en virtud de que está integrado en Google Workspace. Además, la administración en línea y la configuración de las reuniones son simples y amigables con el usuario.
Contratando los servicios de WorkSpace, solo se debe ingresar el usuario de la empresa para configurar la reunión y compartir el vínculo con los asistentes. La duración de las videoconferencias de Google Meet es sin límite de tiempo.
Skype
Sin ofrecer un servicio de tipo corporativo, Skype mantiene vigencia para la comunicación entre colaboradores. La duración de videoconferencias en Skype tiene un límite de 4 horas por videollamada individual.
Cómo funciona
Esta plataforma permite acceder desde cualquier lugar y contar con una comunicación de calidad. ¿Cómo funciona? Primero se debe buscar en la lista de contactos a la persona a la que se quiere llamar, seleccionarla y luego, elegir entre los botones de «Audio» o «Video».
Para realizar una llamada grupal solo se deben agregar los participantes que se requieran. Asimismo, se debe tener en cuenta que no posee tono de llamada en las llamadas grupales con más de 25 participantes. En este caso, el grupo recibirá una notificación de inicio de llamada para unirse.
Si hablamos de ventajas, Skype permite hasta un límite de 100 personas en una videollamada, cuenta con la opción de activar subtítulos y permite grabar las llamadas y compartir pantalla.
Uberconference
Con base en la nube de Dialpad, UberConference es un sistema de videoconferencias que permite reunirse con hasta 100 personas a la vez.
Cómo funciona
Puedes comenzar con una cuenta gratuita a fin de configurar tu perfil. A continuación, se puede acceder al software desde el navegador.
Con este servicio es posible compartir pantalla, recibir la transcripción de la llamada y gestionar todo de forma fácil e intuitiva. Además, el plan incluye compartir documentos, grabación de llamadas, audio HD y aplicaciones móviles.
La duración de videoconferencias en Uberconference tiene un límite de 45 minutos.
Google Duo
Con Google Duo se realizan videollamadas sencillas y de alta calidad a través de cualquier dispositivo electrónico. Si te preguntas cómo funciona, lee a continuación
Cómo funciona
- Descarga la aplicación —disponible en versiones para Android y para iOS—.
- Haz clic en “Videollamada”, aparecerá, entonces, la lista de las personas que ya tienen instalada la aplicación en su celular.
Entre sus principales ventajas tenemos:
- Videollamadas cifradas de extremo a extremo.
- Función llamada «Toc-Toc», la que permite ver al usuario que llama antes de contestar.
- Calidad de video HD.
La duración de videoconferencias de Google Duo tiene un máximo de 60 minutos por llamada.
Conclusiones
Las reuniones remotas pueden ser tan dinámicas, efectivas y productivas como las que se realizan en persona. Para que así sea, asegúrate de implementar las buenas prácticas recomendadas a fin de lograr una reunión virtual efectiva.
Considera, además, utilizar un software cuyo desarrollos y utilidades se ajuste del mejor modo posible a las demandas y necesidades de tu organización. Para ello lee, investiga y prueba hasta dar con la tecnología más adecuada, es decir, aquella que facilite la colaboración de tu equipo de manera eficiente.
No dudes en implementarlo en tu team y poner a favor de tu negocios o empresa todos los beneficios de la modalidad de trabajo remoto.
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