Poder interpretar de manera correcta un pipeline de ventas o también llamado flujo de ventas es fundamental, ya que de esta forma podrás alcanzar el control necesario y la visibilidad adecuada de tus leads para poder incrementar los ingresos de tu negocio.
Para tal fin, el pipeline de ventas debe desarrollarse mediante una administración eficaz y oportuna. Ahora bien, ¿qué es un pipeline de ventas y cómo tener control y visibilidad total?
En este artículo descubrirás todo lo inherente sobre la administración de un pipeline de ventas, como así también, a crear y usar una plantilla de pipeline, sus ventajas entre otros conceptos de interés.
¿Qué es un Pipeline en ventas?
Un pipeline de ventas es una herramienta administrativa que le permite al equipo de ventas tener una representación visual de todas las actividades del proceso de ventas, en la cual se detallan las etapas que abarcan desde el primer vínculo del cliente con la marca, venta y post trato.
Es importante aclarar que un proceso de ventas puede variar y ser absolutamente diferente de empresa a empresa o de producto a producto, por lo que, es fundamental que tu pipeline de ventas esté gestionado de forma única y muestre el recorrido de un cliente determinado.
El pipeline de ventas es un instrumento de gestión que permite visualizar en qué estado se encuentran los leads dentro del proceso de ventas.
¿Para qué sirve un pipeline de ventas?
Un pipeline de ventas es una herramienta que les permite a los líderes en ventas, poder tener un pronóstico de los ingresos de forma mensual y anual.
Además les brinda la posibilidad de observar en qué etapas del proceso se hallan los leads y anticipar cuántos de estos se transformaran en ventas.
Contar con esta información, le da la oportunidad a los equipos de enfocarse y trabajar de manera coordinada, ya que, identifican lo que cada cliente potencial necesita para pasar a la siguiente etapa y, poder finalizar una negociación.
La información que brinda el pipeline de ventas, es precisa, segura y refleja el desempeño de los leads, teniendo en cuenta sus diferentes jerarquías, intereses y necesidades sobre el producto o servicio.
Aprende a crear un pipeline de ventas
Como habrás visto, crear un pipeline de ventas es más que necesario para el equipo de ventas, por tal motivo, te indicamos algunos ítems para que puedas desarrollar tu propio pipeline de ventas:
Establece los períodos de tu pipeline de ventas
Es importante que las fases de tu pipeline de ventas representen de manera real el camino del cliente potencial, ya que te va a permitir de forma precisa, constatar la evolución y medir los ingresos.
Un modelo de trayecto puede visualizarse de la siguiente manera:
- Detectar: Es cuando el cliente potencial, reconoce que tiene una posibilidad.
- Contemplar: En esta fase el lead descubre su oportunidad, evalúa, analiza e investiga
- distintos enfoques de aproximarse.
- Resolver: El lead da por terminada su estrategia y establece diferentes opciones de acuerdos con los vendedores y empresas.
De esta forma, las fases de tu pipeline de ventas pueden ser las siguientes:
- Vinculación: el cliente potencial se conecta con tu marca mediante un mail, descarga de un documento de la web o mediante su participación en una webinar.
- Encuentro: Decide generar un encuentro con tu equipo para conocer las diversas formas que poseen para resolver su necesidad.
- Hacer realidad la reunión: El cliente potencial y tu equipo se reúnen y ponen a disposición las acciones a realizar.
- Acuerdo: El cliente está dispuesto a darle una oportunidad a tu producto o servicio para solucionar su necesidad o beneficiarse con tu asesoramiento.
- Oferta: El lead analiza tu oferta de contratación.
Tu circuito de ventas puede ser más o menos extenso, con más o menos fases dependiendo de cuan complicado sea tu producto o servicio.
Localiza cuántos leads continúan adelante hasta la siguiente fase.
Es imprescindible que conozcas cuánto tiempo estarán tus leads en cada fase, ya sea los que desisten de tu marca como así también los que acepten tu oferta.
Estar al tanto de estas apreciaciones, te va a servir para generar pronósticos sobre cuáles clientes potenciales tienen mayor posibilidad de aprobar las soluciones que ofreces.
Asimismo, tienes que determinar la tasa de conversión por fase, lo cual te va a permitir un aproximado de los ingresos.
Evalúa la cantidad de leads que necesitas en cada fase para alcanzar tus ingresos esperados.
Puedes arrancar con un objetivo mensual o trimestral de los ingresos dividido entre el alcance promedio de contratos. Este resultado te va a indicar cuántas ofertas tienes que cerrar en un mes o en un trimestre.
Luego divide el número meta de ofertas concretadas entre la posibilidad de desempeño de cada fase. Es decir, para obtener una conversión del 90% sobre las negociaciones que tienes en la fase de cierre, por cada 200 contratos que estén negociando tus vendedores vas a cerrar 180 de manera favorable.
Lo ideal es reiterar este método para cada etapa. Asimismo, una vez que tengas todos los porcentajes puedes dividir los objetivos entre la cantidad de vendedores que posees para proporcionarles un objetivo particular en un tiempo específico.
Conoce las similitudes que hay entre los leads que se transforman en cada fase.
Reconoce esas similitudes entre los leads que se convierten en cada fase, como ser las tareas que cada vendedor realiza, como enviar un mail de seguimiento y las reacciones de los clientes.
¡Es hora de elaborar tu proceso de ventas!
Elabora tu proceso de ventas, adecuando tu método de trabajo en torno a esa información que ya lograste, para acomodar y aproximar los leads más oportunos para un cierre.
- Incorpora de manera sistemática leads a tu pipeline de ventas.
Es fundamental que tu pipeline se encuentre siempre sostenido y en desarrollo.
Conservar tu pipeline sano
Genera para tu equipo un método de seguimiento uniforme en todo el proceso de tu pipeline para evitar perder leads.
Un esquema de seguimiento puede contar con lo siguiente:
Mantener limpio tu pipeline de ventas es esencial si quieres alcanzar una proyección de ventas concreta. Esto es necesario, ya que por lo general las predicciones utilizan cada fase de un cliente potencial para establecer la posibilidad de cierre y no su permanencia.
Aprende a hacer tu Plantilla de Pipeline
Si es tu primer pipeline de ventas, puedes comenzar con un excel, que es más accesible y simple de utilizar. Puedes iniciar colocando:
- Cada contrato
- Valor aproximado
- Posibilidad de cierre
También puedes agregar columnas atribuidas a los vendedores con los datos de contacto del cliente potencial y las tareas a realizar.
La plantilla para administración de pipeline de ventas es una herramienta cuyo fin primordial es colaborar con los vendedores en su proceso de ventas, de manera mensual y anual.
Ejemplo de plantilla de Pipeline
¿Cómo usar la plantilla de Pipeline de ventas?
Para poder usar tu plantilla de Pipeline es importante seguir los siguientes pasos uno a uno:
- Registra tus ventas en el Organizador de Prospectos.
El objetivo es que puedas registrar en cada categoría los datos de los prospectos con quienes has iniciado un negocio o tienes chances de hacerlo.
La información que tiene que estar indicada es:
- Empresa
- Nombre del contacto
- Etapa del proceso: se refiere al circuito de la negociación.
- Fase consecutiva en el circuito de la negociación
- Ingresos recurrentes mensuales (MRR)
- Oportunidad: este dato numérico depende de la experiencia del vendedor y aspectos cualitativos de la negociación para indicar el porcentaje.
- Iniciales del representante de ventas.
Por otra parte, están las categorías:
- Ventas cerradas: tratos que llevaste a cabo en el mes en curso.
- Ventas probables: negocios con una posibilidad de más del 80% de realizarse durante el mes.
- Ventas posibles: oportunidades de venta que tienen una posibilidad de llevarse a cabo entre el 30% y el 80%.
- Oportunidades: tratos y ventas que tienen una posibilidad de efectuarse menor al 30% durante el mes en curso.
Lo ideal es que tengas siempre presente fijar metas mensuales y anuales.
- Proyección de ganancias
Esta hoja se utiliza una, para cada mes del año. Está compuesta de tres secciones:
La primera sección es la de Planificador: está relacionada con las cuatro categorías de ventas de las que hablamos en el punto anterior.
La diferencia radica en que cada categoría posee una sumatoria al final de la columna que integra las categorías anteriores.
Esta sumatoria te va a permitir comprender cuál es la proporción más alta de ganancias en el caso optimista de cerrar todas las ventas.
En segunda instancia, nos encontramos con las siguientes secciones:
En esta sección, la tabla detalla un análisis del año:
- Ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR): volumen de ganancias mensuales por negociaciones cerradas.
- Meta mensual: volumen de ganancias que el agente vendedor tendría que garantizar con su administración.
- Porcentaje superado al 125%: este porcentaje hace mención a si se llevó a cabo o si se sobrepasó la meta superada al 125%.
- Ingresos recurrentes anuales (ARR): este número surge de multiplicar el MRR por doce.
- Meta superada al 125%: este número refleja la meta mensual multiplicada por 1.25
- Meta anual: Sumatoria de las metas mensuales.
- Porcentaje anual: es una parte de las ganancias logradas en el mes en curso respecto de la suma de las metas mensuales.
Por último, la tercera sección corresponde a la gráfica “Ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR) vs. Meta mensual”:
De esta sección es primordial que comprendas que es un mapa en el cual se reflejan los ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR), que corresponden a las barras azules,
cotejados con la meta mensual, que se muestra en la gráfica como una línea roja.
- Contextos ante el desempeño de metas
Para poder superarse continuamente, los vendedores necesitan saber cuál fue el escenario general de efectividad y cumplimiento de las metas a lo largo del año. Para tal fin, es muy valioso las gráficas que se incorporan en las hojas de Proyección de Ganancias.
A medida que pasan los años, este gráfico va sumando los desempeños de meses anteriores permitiendo que al finalizar el año puedas visualizar tu Pipeline de ventas como se ve en la siguiente imagen:
Pipeline de ventas vs pronóstico de ventas
Si bien parecen conceptos similares, no lo son. Por un lado, un pipeline de ventas abarca a cada uno de los clientes potenciales que un agente comercial posee.
En tanto que un pronóstico de ventas es una aproximación de los leads que tienen una gran oportunidad de finalizar un trato en un plazo específico.
Como verás estos conceptos poseen diferentes objetivos y cada uno por su lado, funcionan como una guía para los vendedores y líderes de equipos de ventas que deben tomar acciones y decisiones para lograr las metas propuestas.
Pipeline de Ventas vs el Embudo de Ventas
Al igual que el punto anterior, estos conceptos suelen ser confundidos o utilizados de la misma manera. No obstante, un embudo de ventas supone que la cantidad de leads con la que te encuentras trabajando se reducirá vertiginosamente a través del proceso de ventas.
Es fundamental que siempre garantices que tu pipeline de ventas se encuentre en constante desarrollo y progreso.
Ventajas de crear un Pipeline de ventas
Poder crear y gestionar un pipeline de ventas tiene muchas ventajas para el equipo de ventas, a continuación detallamos algunas:
- Sirve para ayudar a los vendedores en su trabajo diario.
- Permite aprovechar al máximo el tiempo, ya que brinda la posibilidad de realizar un seguimiento más concreto y acertado de los clientes potenciales.
- Facilita visualizar las metas y plantear acciones para superarlas.
- Posibilita comprobar tus avances y crecimiento mes a mes.
Conclusiones
En la actualidad y dada la gran oferta de servicios y productos que existen en el mercado, es imprescindible tener un control y visibilidad absoluta de las posibilidades propuestas en tu flujo de ventas para que sea más viable lograr o exceder los ingresos.
El pipeline de ventas es sin dudas, una herramienta estratégica que toda empresa debe tener y gestionar en su departamento de ventas.
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