Google Drive es una de las mejores herramientas que ha sacado Google, debido a su utilidad y practicidad y por supuesto, porque es de esas cosas que nos facilitan la vida laboral.
Probablemente guardar todos tus documentos en un pendrive te suena: esa engorrosa tarea de tener que depender de un dispositivo en donde guardar tus documentos y demás archivos.
A muchas personas les ha pasado, que dependen de este dispositivo y lo han extraviado y, en la mayoría de los casos, han perdido valiosa información que no pueden recuperar.
Por otro lado, muchos estudiantes, y hasta profesionales, se sentirán identificados con el caso en que te quedas sin memoria para seguir guardando fotografías y videos, así que tienes que recurrir a otro dispositivo para tener este backup.
Es estresante tener en las manos tanta información y pensar que de un momento a otro lo puedes perder, ¿Cierto?
Así que llegó Google al rescate con Google Drive. Con esta herramienta podrás tener acceso a tu información, documentos y demás archivos en cualquier lugar del mundo y desde cualquier ordenador con conexión a Internet.
Seguramente ya estás familiarizado con esta herramienta, pero aquí quiero darte más información para que saques al máximo su potencial, y si no lo has usado aún, ¡que comiences a hacerlo!
La época de los pendrives o CD’s se acabó. Sé parte de esta generación. Respalda tus archivos con una herramienta confiable de la que te hablaré a continuación.
Descubre las ventajas que este tipo de almacenamiento trae para tu negocio.
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es un servicio de Gmail, y a la vez de Google, que te ofrece alojamiento de archivos en la nube. En esta plataforma puedes guardar documentos, fotos, hojas de cálculo, entre otros archivos.
[Tweet “Los archivos en Google Drive son accesibles desde cualquier navegador web.”]
Por otro lado, Google Drive y Google Docs se encuentran integrados. Esto te permite crear, modificar, guardar y ver documentos o archivos de cualquier tipo y de manera online.
Google Docs está conformado por un editor de documentos, hojas de cálculo, gráficos, presentaciones y formularios. Con esto puede hacer cualquier tipo de trabajo a los cuales puedes modificar lo que desees de manera online y sin preocupaciones de tener que guardar. Quedará todo a salvo y alojado en la nube.
Así que Google Drive es el sitio al que accedes para poder ver todos los documentos o archivos que has creado y modificado, incluyendo los Google Docs. Ademas, puedes almacenar otro tipo de archivos como música, fotos, imágenes y videos.
Una de las ventajas de esta herramienta es que te permite abrir directamente desde tu navegador muchos tipos de archivos en diversos formatos como PDF, archivos de Microsoft Office, JPG o PNG. Todos guardados en la nube.
Te preguntarás, ¿Qué es la nube?
La palabra viene del inglés “cloud computing” y hace referencia a algo existente “arriba”, lo que en lo virtual significa que puedes subir o bajar algo.
Así que dicha nube no es más que un espacio virtual que existe en un servidor remoto al que puedes acceder si cuentas con conexión a Internet y allí es donde guardas documentos o archivos.
[Tweet “Con Google Drive no solo podrás almacenar, también puedes compartir tus documentos con tus colegas fácilmente.”]
Breve Historia de Google Drive
Google Drive fue lanzado por Google el 24 de abril de 2012, como un reemplazo de Google Docs.
La dirección de URL de Google Docs cambió a drive.google.com cuando antes era docs.google.com, pero mejoró muchas cualidades que ya se tenían.
Con el lanzamiento de Google Drive se aumentó el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB. Actualmente el espacio se encuentra unificado a 15 GB y se comparte entre los dos servicios que quedan a preferencia del usuario.
Otra de las cosas que introdujo Google Drive fue la capacidad de sincronización de archivos en la PC al estar offline, así como cambios en la barra lateral de navegación.
Tutorial de Google Drive
Te dejo un tutorial completo y en español para que aprendas más acerca de Google Drive y sus funcionalidades. Así podrás sacar el máximo provecho a la herramienta.
Ventajas para usar la nube de Google
Si tienes una cuenta en Gmail sabrás la calidad de las herramientas que tiene Google y confías plenamente en ellas.
Así que más de una razón para usar Google Drive habrás captado hasta ahora. Sin embargo, a continuación comparto otras ventajas que tal vez no conozcas.
- Podrás guardar cualquier archivo
Mientras estén en la nube, podrás tener tus archivos en tu ordenador y móvil de manera simultánea. No necesitas un pen drive u otro dispositivo de almacenamiento.
Además, como te mencione antes, Google Drive admite cualquier formato de archivo: grabaciones, videos, fotos, documentos, etc.
- Liberarás espacio en tu PC o móvil
Porque todo estará en la nube y si no necesitas descargar determinado archivo, lo puedes simplemente dejar ahí y verlo cuando lo necesites. Ya no tendrás el problema de estar constantemente borrando cosas para que la memoria de tus dispositivos esté libre.
Es una manera también de liberar basura de tu PC, ya que como usuarios solemos guardar y guardar más cosas innecesarias.
- Tendrás 15 GB de almacenamiento gratis
Imagina esta cantidad de espacio y comienza a subir todo lo que necesites en carpetas y con cuadros que te mostrarán una previsualización de los archivos.
- Compartirás archivos y trabajarás con colegas
Google Drive te ofrece la opción de compartir tus archivos o documentos con quien desees y hasta los podrás invitar a editar tus documentos.
Así que la temporada en que debías enviar los documentos por email y esperar a que la otra persona te los reenviara con sus modificaciones terminó.
Con Google Drive todo esto será más práctico para ti y tus colegas, ya que podrán trabajar simultáneamente. Además, ambas partes podrán ver qué fue lo que modificó la otra persona y hasta dejar comentarios.
- Podrás realizar encuestas y formularios
Si estás realizando encuestas para una investigación de mercado, por ejemplo, Google te ofrece la opción de crear sondeos virtuales con los “Formularios de Google”.
Así, tendrás las respuestas de las personas almacenadas de manera automática a través de una hoja de cálculo y además podrás generar gráficos de los resultados.
De esta forma, aumentarás la eficacia de tu investigación.
- Es la última tecnología
¿Sabías que con Drive para Android puedes escanear tus documentos en papel y él te los devuelve como archivo en PDF?
No, no estoy bromeando. Esta herramienta puede hacer que al tomarle una foto a documentos como informes o recibos, estos se convertirán en un archivo en PDF y los almacenará en la nube de manera automática.
- Puedes trabajar sin conexión
Tienes la opción en configuración para que trabajes todos tus archivos sin conexión, cuando no tengas señal o te encuentres en un viaje de negocios en un lugar sin cobertura.
- Integrarás todo lo que tengas de Google
Tienes la opción de guardar en tu Drive archivos adjuntos de Gmail, almacenar algo que te haya llamado la atención de Goolgle+, tener fotos de Google en tu nube, etc.
- Ahorrarás
Si apenas estás emprendiendo un negocio o cuentas con una Pyme, Google Drive por ser completamente gratuito te va a ahorrar gastos de mantenimiento y/o servicios, además es una alternativa realmente económica a otros paquetes como Microsoft Office.
¿Cómo usar Google Drive?
Para acceder a tus archivos en Google Drive, cuentas con dos sencillos mecanismos:
[Tweet “Aprende cómo usar Google Drive desde tu navegador o como una aplicación desde tu smartphone.”]
- Desde tu navegador
Simplemente debes colocar en tu buscador google.com/drive.
Los browsers que lo apoyan son Chrome, Safari, Firefox, Internet Explorer.
En otros como Opera, puede funcionar pero con errores, así que toma tus previsiones al respecto.
Te recomiendo que uses Google Drive desde Chrome, puesto que el modo de editar es muy útil y únicamente funciona correctamente con Google Chrome.
- Como una aplicación
Para instalar la app, simplemente debes dirigirte a tu cuenta, presiona la rueda que se encuentra en la parte superior derecha la opción de “Descargar Drive”.
También puedes descargarla con esta dirección google.com/drive/download/ para iOS y Android. ¡Recuerda aceptar los términos y condiciones!
El primer paso después de que se instale, es que ingreses tus credenciales de Google.
Luego de varias pantallas explicándote todo acerca de la aplicación, podrás apreciar una carpeta de Google Drive con su distintivo ícono.
¡Y así podrás comenzar a sincronizar! Asegúrate de poner la app en tus preferencias.
Trucos para sacarle provecho a Google Drive
Ya conoces las ventajas de contar con esta herramienta pero, ¿Sabes realmente cómo explotarla al máximo?
Aquí te presento estos trucos para que uses Google Drive inteligentemente.
Importa los archivos que has creado
Ya no es necesario copiar y pegar. Importar los archivos que tienes en Google Drive es bastante sencillo.
Desde la aplicación lo puedes hacer haciendo clic en “nuevo” y luego “subir”, para importar archivos individualmente o carpetas enteras.
En las configuraciones tendrás varias opciones:
Por otro lado, desde tu escritorio hay una carpeta virtual, así que solo debes hacer una copia de los archivos que quieras guardar, ¡y listo!
Invita a tus colegas a colaborar
Como te mencioné, previamente, una de las grandes ventajas de Google Drive es que permite que un mismo documento sea modificado por varias personas, pero serán las personas a las que tú les hayas dado permiso.
Esto es perfecto e ideal para equipos de trabajo.
La manera de hacerlo es: en una hoja de cálculo, podrás ver en la esquina superior derecha un botón azul que dice “compartir”.
Así que solo debes presionarlo e indexar el email de la o las personas que desees que también editen la hoja.
Además de esto, en la ventana que se te abre después de presionar “compartir” tendrás una barra de opciones, así podrás decidir qué podrán hacer tus colegas con el documento: editar, comentar, o solo ver, sin poder hacerle modificaciones al documento.
Con el botón “Avanzado” que te aparecerá en esa misma ventana, después de presionar “compartir”, podrás ver en la parte superior el vínculo empleado y los botones para compartir el enlace del documento.
[Tweet “Con la ayuda del botón “Avanzado” podrás configurar toda la privacidad que quieras en tu documento de Google Drive.”]
También se muestra la lista de personas con acceso a esto y al presionar “cambiar”, puedes hacer lo que desees con los permisos.
Si eliges hacer tu documento público, puede ser visto por rastreadores y aparecer en las páginas de resultados de Google.
Con la opción “cualquier persona con el enlace” estarás permitiendo que cualquier individuo vea el documento, pero será necesario conocer el enlace para llegar al archivo, así que deberás enviárselo.
Por otro lado, puedes saber inmediatamente quién está viendo tu archivo en la parte superior de la pantalla, ya que te aparecerán las personas conectadas a Google con su nombre y foto. El que no sea de una cuenta en Google, se identificará como un anónimo.
Configura a tu gusto
Presionando la opción de Configuraciones en tu Drive, podrás ver:
- Almacenamiento: te muestra la cantidad de espacio disponible y te da la opción de comprar más
- Idioma: podrás cambiar el idioma de la herramienta, pero no va a modificar el idioma de tus archivos.
- Off-line: Esta es la opción que te comentamos antes y con la que podrás ver tus archivos aunque no cuentes con conexión a Internet en tu PC.
- Densidad: es para controlar la cantidad de información que se muestra a la vez dentro de tu pantalla: ¿Prefieres cómodo o compacto?
- Crear una carpeta de Fotos de Google: podrás integrar el servicio de Google Fotos en Google Drive. Si tienes un Android, te vendrá como anillo al dedo puesto a que tienden a tener fotos de Google predeterminadamente. También lo puedes utilizar con iOS instalando la aplicación.
En resumen…
Google Drive es una herramienta útil y práctica que puede ayudarte con tus labores diarias de oficina.
Además, por ser una herramienta colaborativa puedes animar a tu equipo de trabajo a utilizarla. Esto optimizará los procesos relacionados con la producción de documentos.
Por otro lado, te da movilidad ya que puedes realizar tus trabajos desde cualquier parte, solo necesitas un equipo que esté conectado a internet.
¿Conoces algún otro truco de Google Drive? ¡Coméntanos!
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