La Distribución de Prospectos es un aspecto que inicialmente puede llegar a ser menospreciado al momento de iniciar un negocio. Muchas otras inquietudes pueden nublar la vista y tiempo después nos encontramos a ciegas intentando crear un orden.
Si bien al inicio, cada Prospecto y Cierre de venta puede verse como una bendición. El negocio crece, el equipo crece; y la gestión de Leads puede convertirse en una verdadera pesadilla, cuando no hemos tomado en cuenta la posibilidad de crear un método para organizar los mismos.
Es en este momento en que surge la necesidad de establecer un Proceso de Distribución de Leads
Un buen sistema de distribución de prospectos (también llamados leads) es una parte vital del crecimiento de tu negocio y un garantizar el éxito de tu gestión de ventas.
Un verdadero problema para cualquier líder de ventas, es no saber gestionar sus leads y sobre todo no poder hacer una distribución equitativa de estos prospectos a tus Representantes de Ventas.
Esto rápidamente puede transformarse, no solo en descontento entre el personal de ventas, sino en la pérdida de esos prospectos y por lo tanto, de futuras ventas.
Hoy aprenderás con nosotros, las mejores técnicas y aspectos a tomar en cuenta, para distribuir Prospectos a tu Equipo de ventas y optimizar al máximo tus conversiones.
¿Qué es la Distribución de Prospectos?
Conocemos como Distribución de Prospectos la asignación de nuevos Leads a cada representantes de ventas, para que estos por su parte puedan continuar con la venta hasta llegar al cierre.
Este proceso, podemos adaptarlo a nuestras necesidades, haciéndolo de forma manual, o podemos utilizar softwares que automaticen esta tarea y así guíar cada nuevo prospecto generado, al Representante de ventas más apropiado para el cierre.
La efectividad de un proceso de distribución de prospectos, se ve reflejada en una repartición justa y equitativa a todo nuestro equipo de ventas. Recordemos que de este equipo depende que obtengamos la mayor cantidad de ventas posibles
También es importante recalcar que este proceso, debe ser lo suficientemente simple. Ya que todo el Equipo de Ventas, debe estar en la capacidad de entender cada uno de los pasos para la Distribución.
Un elemento de gran importancia al momento de la creación de un Sistema de Distribución de Prospectos, es la transparencia, ya que eso nos permite comunicarnos de manera efectiva con los Representantes y que ellos puedan realizar su trabajo de manera óptima.
Mantener la simplicidad en nuestro Sistema de Distribución de Prospectos es de vital importancia, ya que permite que todo el equipo trabaje con comodidad y mantengamos la fluidez del proceso.
Una vez que llega el Prospecto ¿A dónde debe ir?
La Distribución de prospectos es el primer paso en el proceso de gestión de leads para que potencialmente se transformen en ventas.
Luego de generar y captar los nuevos prospectos, lo ideal es hacerlos pasar por un simple proceso calificativo donde puedan ser clasificados, para su posterior distribución.
Una vez hayan pasado por este proceso, puedes pasar a realizar las asignaciones de forma individual a cada representante. Así cada uno puede observar y hacer seguimiento a los prospectos que le fueron asignados y enfocarse en cerrar esas ventas, sin ningún tipo de distracciones.
Métodos de Distribución de Prospectos
Existen varios métodos que los líderes de ventas pueden utilizar para la distribución de prospectos para su equipo. La elección del mismo, dependerá de las necesidades de cada equipo, ya que cada uno es diferente.
Como ya lo mencionamos, está la opción de realizar una distribución manual o automatizada. Uno de los principales aspectos a tomar en cuenta para decidir cuál nos conviene, serían el tiempo, tanto para la gestión, como para el cierre.
También hacemos especial énfasis, en que la distribución de estos prospectos, sea realizada de forma equitativa en todo el equipo, evitando retrasos al momento de los cierres y también asperezas que puedan desarrollarse entre los Representantes.
La elección de estas metodología dependerá también de la cantidad de leads que manejamos, el tamaño de nuestro equipo y la comodidad y dedicación que requiera el proceso tanto del Líder de Ventas, como de sus representantes.
Ahora te presentaremos algunos métodos de Distribución de Prospectos.
Por características o habilidades específicas de los miembros del equipo de ventas
Si en tu equipo de ventas, cada uno de los representantes tiene alguna habilidad específica, o está destinado a cubrir determinada área, tanto geográfica, como de productos. Este método puede ser el indicado para ti.
Tomando en cuenta esta metodología, puedes direccionar tus Leads de acuerdo a la ubicación, cantidad y demás características.
Distribución basada en grupos
Este método es muy popular, cuando tenemos un líder de ventas que maneja un equipo grande y que se divide en distintos grupos de especialidad.
Cuando se dividen los grupos de representantes por el tipo de prospectos que manejan, se puede utilizar la clasificación automática para asignar prospectos de calidad al grupo correcto.
Luego de esto, el grupo de ventas puede obtener clientes potenciales de un grupo o puede usar un sistema rotativo para asignar los clientes potenciales a representantes individuales dentro del grupo.
Asignación manual
Cuando hablamos de pequeños equipos de ventas, uno de los métodos más recomendados es la asignación manual de cada nuevo prospecto a cada representante.
Esta meodología resulta especialmente útil, en el caso de fundadores de emprendimientos y gerentes de ventas que manejan una cantidad más bien baja de prospectos, que se van asignando de forma manual al equipo de ventas o que se van tomando directamente en caso de no existir representantes.
Un punto importante a tomar en cuenta con esta Distribución de Prospectos te permitirá aprender sobre el comportamiento de estos leads y de tu equipo de ventas, así como el proceso de compra de tus clientes; y aplicar este conocimiento a futuras estrategias.
Sin embargo, a medida que tu empresa vaya creciendo, tanto en captación de Leads, como en equipo; puede llevar a la desorganización muy fácilmente.
Es una buena idea iniciar un proyecto con una Distribución de Prospectos manual, pero ten presente, que el tiempo es el recurso más importante que tenemos en una empresa, por lo que si esta distribución está tomando gran parte de tu tiempo, es hora de comenzar a pensar en automatizar tu proceso.
Los expertos señalan que cuanto la Distribución de Prospectos, está consumiendo entre el 15% y 20% del tiempo, es necesario iniciar el proceso de automatización para optimizar la asignación.
Asignación por turnos
Este es un método muy usado, sobre todo por su sencillez y la capacidad de una fácil aplicación en equipos de cualquier tamaño.
Consiste en simplemente asignar cada nuevo prospecto al próximo representante que esté en su turno para ser asignado, esta tarea puede realizarse mediante a un software que así lo permita.
Dependiendo de la herramienta elegida, también permitirá realizar ajustes para no asignar Leads a representantes que se encuentren de vacaciones o que no tengan disponibilidad de recibir nuevos prospectos.
Selección libre por parte del equipo de ventas
Bajo esta modalidad, los prospectos son derivados a un CRM, para que los Representantes de ventas, pueden elegirlos como y cuando gusten.
Esta metodología, le da una ventaja para elegir los mejores Leads, al representante más rápido. Lo que puede mejorar considerablemente nuestro tiempo de respuesta, pero que no debemos ignorar cuando hablamos de la equidad en la distribución.
Para lograr una mejor situación de igualdad en la asignación de prospectos, una posibilidad que ofrecen estos sistemas, es la de “selección ciega”, la que permite que los representantes, sólo obtengan información de este prospecto, cuando ya lo eligieron.
Pasos para implementar un sistema de distribución de prospectos al equipo de ventas
Ya sea que manejes un equipo de ventas que cuente con más de dos representantes, o que hayas empezado a notar que la tarea de Distribución de Prospectos a tu equipo, ya consume más del 20% de tu tiempo. Es momento de considerar automatizar esta tarea.
Realizar este proceso de forma eficiente y simple, puede llegar a hacerse una tarea muy compleja, ya que son varios los aspectos que tenemos que tomar en cuenta.
Hoy te traemos los 6 pasos que los expertos recomiendan seguir para que tu estrategia de Distribución de Prospectos sea exitosa y sencilla de ejecutar.
Automatiza el proceso desde que el nuevo prospecto es captado
El inicio de un sistema de Distribución de prospectos completamente automatizado, debe arrancar con la automatización del proceso inicial en que se genera el contacto con el prospecto.
Por esa razón, el primer paso debe ser optimizar la forma en la que esos potenciales leads son captados.
Esta captación temprana, de forma automática, nos permite derivar con mayor facilidad estos prospectos al equipo o representante correspondiente.
Algunas opciones para captar automáticamente tus potenciales leads, pueden ser:
- Una planilla a llenar en tu website
- Nuevos registros de prueba
- Correos electrónicos y llamadas al nuestro equipo de ventas o a soporte.
- Mensajes directos en Redes Sociales.
Cuando has identificado los elementos clave en la captación de estos prospectos y las herramientas con las que haces el seguimiento de estos contactos, estás más cerca de lograr automatizar toda tu Distribución de Prospectos y así llevar los leads apropiados a los representantes apropiados en tiempo real.
Otro aspecto, no menos importante, es verificar todo el recorrido del comprador por el que pasa el lead, desde el primer contacto con un representante de ventas. Evalúa también, cómo están siendo distribuidos estos prospectos al equipo.
Investiga si en alguno de estos pasos puedes eliminar cualquier tipo de trabajo manual.
Para que nuestro proceso de automatización tenga éxito debemos darle importancia a lo básico y prestar atención a cada parte de nuestro proceso de venta, esto nos evitará fallas evitables y hará el proceso un poco más simple.
Establece un sistema simple de clasificación antes de procesar tus prospectos
Gran parte del trabajo como líder de ventas, cuando realizamos una Distribución de Prospectos de forma manual, implica realizar una clasificación simple. Ya que esto, nos garantiza no asignar un cliente potencial que no realiza una conversión y termine haciendo perder el tiempo a nuestro Representante.
Probablemente esta tarea nos tome algunos minutos para analizar cada prospecto y evaluar la calidad del mismo, antes de derivarlo en caso de que requiera que un vendedor se comunique o no.
Te presentamos dos opciones en las que puedes automatizar este proceso de clasificación y que te permitirá optimizar este trabajo.
Inicialmente tenemos la posibilidad de introducir nuestros Prospectos en un servicio de Enriquecimiento de Datos.
Actualmente existen muchos proveedores de datos B2B que pueden brindarte gran cantidad de información sobre una empresa y las personas que trabajan en ella.
Vincula tu herramienta de generación de Prospectos a una herramienta de enriquecimiento de datos B2B y así poder analizar los datos que afectan lo cualificados que están tus nuevos prospectos para tu producto o servicio.
- Otra opción un poco más simple, es agregar un paso extra que clasifique tu prospecto durante el proceso de captación del lead. Esta opción puede resultar muy útil para la captación mediante registros de prueba.
Otro ejemplo de aplicación de este método, podría ser si la captación de nuestros Leads, se realiza mediante el proceso de completar una planilla, agregar una simple pregunta que te permita saber si es un Lead con potencial de conversión o no, puede ser la solución.
Ahora que ya tus leads están correctamente clasificados, veamos cómo derivarlos a tu equipo.
Elige un método de Distribución de Prospectos que sea el adecuado para tu equipo
Conocer a tu equipo es de vital importancia en este paso, ya que esta información es la que te permitirá decidir qué método de distribución de Prospectos es el que mejor se adapta al mismo.
Escucha lo que tu equipo tiene para decir, investiga sus métodos de ventas, si se especializan en algo, los tiempos que manejan y cuales son sus puntos fuertes al momento del cierre.
Por ejemplo, si manejas un gran grupo de ventas que cuenta con diferentes especialidades. Lo más recomendable sería separarlos en grupos y distribuir los leads de forma acorde.
Si por el contrario, estamos hablando de un grupo más bien pequeño, perteneciente a una Startup o a un emprendimiento que ha venido creciendo. El método a seguir, debería ser el de la Asignación por Turnos, ya que es la opción más sencilla para automatizar el proceso.
Además este método siempre va a permitir la posibilidad de optimizarlo y enriquecerlo a medida que la empresa continúe su crecimiento.
Lo más importante es conversar las opciones con tu equipo desde el inicio. Toma en cuenta todas sus ideas y su Feedback sobre cómo les gustaría que se realice la asignación de sus lead durante la Distribución de prospectos.
Esto te va ayudar a crear una relación de transparencia sobre el método de Distribución desde el primer día, al muy importante al momento de la implementación del mismo.
Mantén tus herramientas conectadas y completas
La meta final es que tus nuevos Prospectos terminen dentro de tu CRM y lo más interesante es el camino que toman para llegar ahí.
Ten presente, que así como todos los Equipos de venta; los conjuntos de herramientas destinadas a la captación y distribución de prospectos son diferentes.
Y así como tenemos a nuestra disposición muchos softwares dedicados exclusivamente a la distribución de leads. Contamos también opciones para asignar y distribuir nuestros nuevos prospectos, con herramientas que posiblemente ya se encuentran en tu paquete de trabajo.
Un conjunto de herramientas para Distribución de prospectos básico debe incluir:
- Una herramienta de captación de prospectos: Como lo son ConvertFlow, Unbounce o Drift.
- Una herramienta para Planificación de ventas: Como Calendly o SavvyCal.
- Un CRM de tu preferencia.
- Una herramienta de automatización: Como Zapier
Este conjunto, aunque básico, te permite tener muchas opciones. Como por ejemplo: puedes establecer un proceso de asignación automática de prospectos a tu CRM desde Zapier.
También podrías elegir que una herramienta de Planificación, como Calendly o SavvyCal, asigne los leads a tus Representantes, por turnos.
Si estamos hablando de un criterio más específico para la Distribución de Prospectos, a este conjunto podríamos agregar algunas herramientas más, como:
- Un proveedor de datos B2B: Como Clearbit, Zoominfo o ReachHup
- Un sistema de enrutamiento para Prospectos: Que podría ser Chili Piper o LeadAssign.
Si estás creando tu primer proceso automatizado para la Distribución de Prospectos, mantenlo simple. Puedes aplicar reglas de enrutamiento simples con las herramientas de Generación de Leads, Zapien y tu CRM de confianza.
Genera y prueba nuevas reglas para la Distribución de Prospectos
Bien sea que estés implementando un método de ruteado mediante la Asignación de Leads por turnos o que estés incursionando en metodologías más complejas para la Distribución de Prospectos para tu equipo. Es de gran utilidad que pruebes las reglas de asignación, eso te permitirá siempre asegurarte de que todo funciona de la forma adecuada.
Siempre realiza estas pruebas junto con tu equipo de ventas. Mantente abierto a sus opiniones y no temas consultar por sugerencias sobre situaciones específicas sobre la forma en que las asignaciones están siendo realizadas.
Continúa probando todo el proceso, hasta que consideres que se desarrolla de forma fluida y sin complicaciones. Mantén las pruebas hasta que consideres que puedes confiar en este nuevo sistema de automatización.
Escucha a tu equipo. La mejor forma de saber si tu Distribución de Prospectos está siendo efectiva, es permitiendo el Feedback de tu equipo. Mantente abierto a las sugerencias.
Realiza seguimiento y mide tus resultados
Ten presente que el proceso de automatización de Distribución de Prospectos, no termina cuando los Leads comienzan a llegar a tus Representantes de ventas.
Como muchas otras áreas dentro del Recorrido del Comprador, es de vital importancia que mantengamos un seguimiento activo y que constantemente midamos los resultados, ya que es la única forma en la que podemos saber que el proceso está funcionando.
Es acá donde entran las métricas. No podemos decir que existe solo una métrica que nos permita saber si nuestro Sistema de Distribución de Prospectos está funcionando correctamente.
Sin embargo, un seguimiento de forma sistemática a nuestras métricas de captación temprana de Leads, puede ofrecernos un panorama bastante claro y mostrarnos algunos signos de alarma a los que debemos prestar atención.
Estas métricas serían:
- Tiempo de Respuesta
- Tasa de alcance de la primera llamada
- Duración de llamada
- Tasa de conversión a la siguiente etapa del embudo
- Porcentaje de cierre de venta
Es importante realizar estas mediaciones, no sólo al equipo completo, sino por individual. De esta forma, si las métricas de alguien están descubrir qué está fallando de nuestro sistema de Distribución de Prospectos.
También es una buena idea determinar un KPI específico, para medir estas interacciones tempranas.
Siempre es importante evaluar los datos que entran, contra los resultados que recibimos. Cuántas oportunidades se consiguieron.
Otra cosa a tomar en cuenta es la disponibilidad de ese representante en ese período de tiempo específico, en comparación con la del resto del equipo.
Asigna también métricas específicas, como la proporción de prospectos asignados al cierre de venta.
También conviene observar el porcentaje de reuniones programadas, de los prospectos que fueron asignados a cada Representante y con ellos, evaluar cuántas oportunidades fueron creadas a partir de esas reuniones.
Por ejemplo, si un representante de ventas, no puede reunirse con todos sus Leads asignados, claramente necesitamos evaluar su desempeño, como también la calidad de los prospectos que le fueron asignados.
Cuando somos consecuentes y sobre todo transparentes con el seguimiento que hacemos al rendimiento de cada individuo de nuestro equipo de ventas, más posibilidades tenemos de observar cuando el proceso de distribución necesita ajustes.
¿Para qué Sirve Crear un Proceso de Distribución de Prospectos?
Como pudimos aprender el día de hoy, el crear un proceso de Distribución de Prospectos, puede ser la herramienta que estabas necesitando para optimizar el Recorrido del Comprador de tu negocio y lograr cerrar la mayor cantidad de ventas posibles.
Esta práctica nos permite gestionar y guiar a través del Embudo de ventas los leads que generamos con nuestro Equipo de ventas. Permitiendo así no solo automatizar las asignaciones, sino poder realizar seguimientos más exhaustivos de los mismos.
La Distribución de Prospectos es la clave para aumentar las posibilidades de cierres de ventas, generando un aumento exponencial tanto en las tasas de contacto como conversión. Lo que se traducirá en un aumento de ventas para tu negocio.
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