Si utilizar múltiples plataformas al mismo tiempo sabemos que puede ser un reto cuando se trata de mantener la organización e incrementar la productividad. Por suerte, existe Zapier, un software inteligente que integra múltiples apps en un solo lugar.
Zapier es conocido por ser un espacio donde se conectan miles de aplicaciones web de una forma sencilla. Esto quiere decir que puede ayudar a apoyar el workflows y automatizar ciertas tareas simultáneamente.
Gracias a este software se puede disminuir la carga de trabajo. Además, su interfaz y sistema de detección de eventos es lo bastante sencilla, por lo que no necesitas ser un experto para integrar todas las aplicaciones que utilizas en la plataforma.
Ahora bien, si quieres saber más acerca de todas las herramientas y beneficios que ofrece Zapier para tu negocio digital o emprendimiento, te invitamos a que sigas leyendo la información que te traemos para ti.
Qué es Zapier y cómo funciona
Zapier es un software diseñado para conectar e intercambiar datos entre diferentes aplicaciones (redes sociales, CRM, CMS, etc.), con el fin de automatizar tareas, optimizar el flujo de trabajo e incrementar la eficiencia.
Se puede decir que Zapier puede ayudarte a ahorrar tiempo cuando se trata de realizar actividades rutinarias, tales como, enviar email marketing, notificarte cuando un usuario realizó una compra en tu negocio, entre otros.
Ahora, ¿cómo funciona Zapier? Aunque puede verse como una herramienta muy avanzada, su funcionamiento es sencillo. Primero, es importante que conozcas los siguientes términos los cuales se basa todo su funcionamiento:
- Zaps: donde se ejecuta todo el flujo de trabajo
- Action: acciones específicas para activar una automatización
- Triggers: eventos que detonan una acción
- Task: tareas monitorizadas por la plataforma para cada una de las acciones
Entonces, esta interfaz crea los Zaps y dentro de él está el Trigger que desencadenará una o más acciones con una acción determinada.
Una vez activado el Trigger, se deberá definir una acción específica a esa acción, bien sea dentro de Zapier o en otra plataforma conectada.
La acción en cuestión seguirá un comando que al detectar cualquier estímulo, tendrá una respuesta en específico y así, desencadenar una serie de acciones. Esta sucesión creará un flujo de trabajo que permite automatizar todos los procesos.
En términos más simples, una acción que ejecuta Zapier es en realidad una tarea o task, la cual será ejecutada con el Trigger y de forma automática este software ejecutará las acciones pertinentes para cumplir con la tarea asignada.
Para poner en marcha Zapier solo necesitarás definir la tarea que necesitas y la plataforma que desees conectar. Este software es útil para crear eventos en Google o en otras aplicaciones como Todoist, Trello o Planner.
Utilidades que ofrece Zapier
Tal vez te preguntarás, ¿cómo puedes sacarle provecho a Zapier? Pues no solo es una herramienta que te permite conectar aplicaciones entre sí, sino también puedes compartir información o datos de una plataforma a otra sin tener que hacerlo manualmente.
También, podrás desarrollar múltiples flujos de trabajo al mismo tiempo, lo que es beneficioso, ya que puedes compartir estas tareas con el equipo para acelerar el ritmo de trabajo.
Con Zapier podrás recibir notificaciones instantáneas e interactuar con nuevos clientes cuando compran un producto o servicio. Esto puede ser una estrategia que te puede ayudar a mejorar la confianza de tu marca.
Además, cuenta con plantillas prediseñadas que te servirá para nuevos workflows, esto quiere decir que Zapier puede ayudarte a poner en marcha una actividad cuando no sabes por dónde comenzar.
Por otro lado, también puedes aplicar filtros que te servirá para saber la interacción de los usuarios para que identifiques el comportamiento de tu audiencia y los motivos por los que acuden a tu negocio.
Beneficios para los equipos de trabajo
Ahora que ya sabes cuáles son las utilidades ofrece Zapier, te comentamos sobre los beneficios que brinda a tu equipo de trabajo.
En primer lugar, mejora la comunicación, debido a que puedes integrar plataformas como Slack o Notion para notificarle a cada miembro de tu equipo los comunicados e información relevante sobre la empresa.
Así mismo, al combinar distintas aplicaciones en un mismo sitio el equipo de trabajo puede saber cuáles son las tareas programadas para cada una, y de esta forma puedes hacer que todos trabajen bajo un mismo objetivo.
Por cada “Zaps” que hayas definido puedes enfocarte en las acciones que se llevarán a cabo. Por ejemplo: si el community manager debe de postear un comunicado en Facebook, con Zapier puedes hacer que se publique en otras redes sociales al mismo tiempo.
También, si un cliente efectúa una compra se enviará un mensaje a todo el equipo para que tengan en cuenta que se realizó una venta y de esta forma se puede tomar una acción como enviar un email marketing de agradecimiento o de bienvenida.
Cabe destacar que puedes crear un espacio donde cada miembro colabore para completar una actividad con el fin de que puedas concluir más rápido y motivar a tu equipo.
Se puede decir que con Zapier puedes adaptar todas sus herramientas de acuerdo a tus necesidades, y lo mejor de todo es que puede ayudarte a mejorar el trabajo en equipo.
Alcance de las integraciones de Zapier
Como ya hemos comentado en Zapier puedes integrar diferentes aplicaciones. Tienes la posibilidad de combinar e intercambiar información entre más de 4.000 aplicaciones como Gmail, WordPress, Zoho Site, Twitter, entre otras.
Para saber cuáles son las apps que puedes integrar en Zapier puedes dirigirte al siguiente listado haciendo click justo aquí.
Ahora bien, entendemos que el integrar una aplicación no solo te ayuda a organizarte mejor, sino que puedes gestionar mejor tu tiempo para reducir la carga de trabajo dentro de tu empresa.
Cabe destacar que, con Zapier puedes crear integraciones automáticas que puedes configurar en tan solo unos simples pasos. Esto representa una gran ventaja porque no tendrías que dedicarle tiempo y esfuerzo para simplificar diferentes tareas.
Pasos para integrar una app en Zapier
El primer paso para integrar un app en Zapier es registrarte en la plataforma y completar los datos solicitados. Luego debes de seguir los siguientes pasos que a continuación te presentamos:
- Conecta tu cuenta con la app de tu preferencia
- Dirígete al apartado de “My Apps” ubicado en el panel de navegación.
- Selecciona la opción de “Add connection” y busca la app que deseas integrar
- Localiza la API KEY y conectala a Zapier.
¡Listo! En tan solo unos pasos ya podrás comenzar a crear las integraciones. Lo mejor es que puedes elegir cuáles son las plantillas pre-automatizadas que deseas utilizar o si lo prefieres puedes crear una automatización desde cero de acuerdo a lo que necesites.
Gracias a los Zaps puedes transferir datos como lista de contactos, número de empleados, oportunidades, presupuestos, facturas de ventas, entre otros documentos que utilice tu empresa para poder tener una mejor gestión.
Zapier como estrategia para optimizar tu negocio
Si eres responsable de organizar tu negocio, sabemos que es posible que muchas tareas se te pasen por alto, como responder correos de clientes, guardar documentos e incluso publicar algún post en las redes sociales.
Por suerte, Zapier es un software que ha llegado para ayudarte a que tengas una mejor productividad y organización para que puedas cumplir con todas tus tareas mientras ves como crece tu empresa.
Sin embargo, para que puedas aprovechar al máximo los beneficios de Zapier nuestra recomendación es que no delegues actividades que requieran creatividad o alguna estrategia previa, ya que es posible que no tenga los resultados esperados.
Igualmente, es necesario que antes de designar alguna tarea realizar una estrategia de content marketing para que el equipo pueda tener un mismo enfoque. Y así puedas cumplir con las actividades de prioridad para abordar las principales necesidades de tu negocio.
Por eso, te recomendamos que siempre tengas en cuenta cuáles son cada uno de tus objetivos de marketing, de esta forma evitarás realizar trabajos innecesarios que pueden demandarte tiempo y dinero.
Se puede decir que mientras mejor manejes tu plan marketing, mayor será el
ahorro de tiempo e inversión. Dado a esto, sé consciente de lo que te propones, de esta forma puedes asegurar resultados positivos.
¡Un último consejo! Debes de utilizar con inteligencia todos los recursos y herramientas que dispones en tu empresa, de esta forma podrás aprovechar cada una de las oportunidades que te brinda y así notarás que estás alcanzando los objetivos pautados.
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