Has conseguido un potencial cliente interesado en lo que ofrece tu empresa y quiere conocer más sobre precios y condiciones; entonces, te pide una cotización de servicios. Diversas preguntas comienzan a recorrer tu mente: ¿cómo debo realizarla? ¿Cuál es el momento adecuado para presentarla? ¿Qué datos pongo?
Para responder estas preguntas, debes seguir una serie de pasos que poco a poco irán despejando tus dudas. Cuando te des cuenta, tendrás tu cotización lista para entregar. Conoce para qué sirve y cómo hacer una cotización en este artículo.
¿Qué Es Una Cotización?
La cotización es un documento en el que queda asentado el costo final a pagar de tu producto o servicio. El comprador o cliente puede considerar esta información como la más importante y decisiva para contratarte o no.
Sin embargo, es muy importante que comprendas que este documento no se trata solo de números, sino que también deberás especificar en él, por ejemplo, el tipo de servicio que vas a ofrecer, la duración, las áreas involucradas y otras especificaciones que consideres relevantes.
Puedes complementar tus conocimientos mirando este video de la empresa telefónica Claro, en donde se explica —de manera muy sencilla y práctica— de qué se trata una cotización para tus clientes y cuáles son los principales beneficios de tener este documento.
Cuando nos referimos a este tema, es posible que se produzca una confusión entre los diversos tipos de cotizaciones; por eso, es necesario que sepas las diferencias entre ellos. En este caso, nos referiremos a la cotización comercial.
Independientemente de cuál sea el rubro de tu empresa, si quieres realizar un presupuesto de productos o servicios para un cliente potencial, será una cotización comercial.
Recapitulemos…
En pocas palabras, una cotización es una propuesta comercial que puede ayudarte a cerrar un negocio si la realizas adecuadamente. Debes aprovecharla para mostrar los beneficios y las características relevantes de tu servicio a ofrecer y ser cuidadoso en la forma en la que la presentas.
Una cliente puede pedir, por ejemplo, la cotización de un servicio de marketing para que se le manejen las redes sociales de su empresa subiendo posteos a Instagram, stories y contenido pautado. Aquí su objetivo es saber cuánto le va costar ese producto.
¿Por qué se pide la cotización de un servicio? Con este documento, el cliente se informa de los costos y de los detalles, y se asegura de mantener las condiciones durante un tiempo determinado frente a las posibles modificaciones.
¿Quién Hace Las Cotizaciones?
Si se trata de un emprendedor, es él quien redacta el documento con base en el precio que tienen sus servicios según la cantidad de días y horas que el cliente necesite y que el emprendedor pueda dar.
Si, en cambio, se trata de una agencia, se puede encargar el CFO (director de finanzas) de determinar los presupuestos según los profesionales que dispongan y los servicios que ofrezcan.
Saber cobrar por el trabajo de uno es conocer muy bien los gastos al momento de desarrollar un proyecto y tener en cuenta la comunicación: saber transmitir bien las ideas y no dejar al cliente con dudas.
Tipos de Cotización para que sepas cómo hacer una cotización de servicios
Si quieres saber cómo hacer una cotización de servicios, tené en cuenta que podemos encontrar tres tipos de cotizaciones diferentes:
- Cotización bursátil. Se refiere a la cotización final que se le otorga a un activo financiero dentro de la bolsa.
- Cotización comercial. Es aquella que realiza el departamento de ventas para presupuestar un servicio o un producto a un cliente potencial. Es de la que hablamos en este artículo.
- Cotización social. Es la cuota que se paga de forma constante para adquirir determinados servicios y beneficios.
Para Qué Sirve Una Cotización
Una cotización sirve para que toda la información que se le brinda a un cliente potencial o a una empresa tenga su respaldo tanto para ellos como para ti. Es por eso que se hace énfasis en que este documento debe detallar todo lo ofrecido, los costos y los tiempos de vigencia.
Además, un documento de cotización imprime una gran cuota de seriedad para tu empresa, demuestra interés por realizar el trabajo solicitado y también funciona como garantía para ambas partes. ¿Qué cliente querría tu producto o servicio si no le detallas lo que ofreces y el porqué del precio? ¡Ninguno!
Pasos para Hacer Una Cotización
Además de cómo hacer una cotización de servicios, quizás te estés preguntando: ¿y cómo realizo una buena cotización? Para asegurarte de hacerlo correctamente, necesitas cumplir con algunas pautas: ser detallista a la hora de especificar tu servicio, conseguir que el cliente firme el documento, revisar todos los puntos y completar datos importantes. ¡Mira este paso a paso!
Ingresa La Información de Contacto de Tu Empresa
Para empezar a realizar tu cotización, debes contar con información sobre tu empresa para brindársela a tu cliente potencial. De esta forma, podrá disponer de todos los datos necesarios para ponerse en contacto contigo y comenzar la gestión.
Por otro lado, no es necesario que estos datos se encuentren en un lugar específico del documento. Ya sea que los incluyas en el cuerpo o en otras secciones, lo importante es que puedan ser legibles para el cliente potencial. Anota estos datos infaltables para tu cotización:
- Nombre de la empresa
- Dirección de la empresa
- Datos de contacto generales de la empresa
- Responsable de elaborar la cotización
- Número telefónico de la oficina
- Correo electrónico del responsable de la cotización
Cómo hacer una cotización de servicios: Describe Los Detalles de La Cotización
Luego de aportar los datos de tu empresa, deberás incluir información adicional que certifique que este es el único documento válido como cotización dentro de la negociación llevada a cabo. Aquí debes incluir:
- Número de seguimiento
- Fecha de elaboración
- Vigencia de la cotización
También puedes incluir distintos métodos de pago para darle más posibilidades a tu cliente: cuantas más opciones tengas, más serán las chances de que acepte. Considera efectivo, transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, y diversas billeteras virtuales.
La cotización es lo primero que tu cliente verá de tu trabajo. Si ve servicios formales, claros y completos, aumentarán exponencialmente tus posibilidades de que desee adquirirlos.
Incluye La Información de Tu Cliente
Como siguiente paso, es necesario que tengas a disposición los datos de tu cliente; principalmente, los de la persona con quien establecerás las comunicaciones. Estos son los básicos con los que debes contar:
- Empresa del cliente
- Nombre del contacto empresarial
- Datos de contacto de tu cliente
Antes de mandar tu cotización, revisa que estos datos no contengan errores de tipeo, que estén actualizados y que correspondan al cliente al que te diriges. Si no, tu propuesta quizá no llegue a destino como corresponde o no sea considerada con la validez que requiere.
Especifica Tus Costos Detalladamente
Cada servicio que ofrezcas debe estar detallado junto a su relación con el costo final; de esta forma, el cliente podrá analizar y entender a qué se debe el presupuesto que le brindas. Esta información la puedes incluir en un apartado con las cantidades, los costos por cada servicio y un total por el acumulado.
Algo que debes tener en cuenta son los impuestos agregados. A cada servicio debes sumarle el impuesto correspondiente según tu país y de acuerdo con las leyes fiscales que se encuentren vigentes.
Ahora, necesitas averiguar el precio de mercado de tus servicios. Y tal vez te preguntes: ¿cómo puedo hacer eso?
La respuesta es simple: conversa con colegas de confianza, pregunta en tu círculo profesional. Las asociaciones profesionales suelen editar una guía de honorarios y algunas hasta regulan los de sus miembros. Muchas veces, los clientes comentan entre sí lo que les presupuestaron o lo que pagaron por un trabajo similar. Muévete, investiga.
Asimismo, incluye los gastos extra que vas a tener para poder realizar el trabajo como, por ejemplo, personas que tengas que contratar. Puedes verificar que la cotización tenga los cálculos correctos según los rubros agregando los siguientes ítems:
- Nombre del producto o servicio
- Cantidad solicitada
- Precio por unidad
- Precio total
- Subtotal
- Impuestos
- Total de cotización
Eso no es todo sobre cómo hacer una cotización de servicios
Aquí puedes aprovechar para ofrecer servicios adicionales como un plus al paquete inicial. Cuéntale a tu cliente los beneficios que tendría al adquirirlos y ofrécelos a un precio no tan alto.
Al momento de detallar tus servicios, debes ser honesto. No incluyas o prometas servicios que no podrás cumplir y no generes falsas expectativas. Sé transparente con tu cliente y, si hay algo que solicita y no se encuentra a tu alcance, propónle soluciones dentro de tus posibilidades.
Una estrategia que suele servir es aumentar un 10% el valor final, considerando la posibilidad de que el cliente pida una rebaja. Así, tendrías margen para negociar y, si acepta directamente, obtendrás un 10% más de ganancias.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes detallar un servicio de website con tienda online:
- Incluye un trabajo básico de SEO en la construcción del sitio web.
- La web contará con las páginas de Inicio, Nosotros, Productos o Servicios y Contacto contemplando un diseño atractivo e intuitivo para el usuario, además de las páginas de políticas para el tratamiento de datos.
- Se configuran 10 productos en la tienda online con entrega de un videotutorial para la administración de nuevos productos y para la gestión del e-commerce.
- Se recibirá el material de diseño (fotos, videos, imágenes) que deseen utilizar, además del contenido en textos para manejar en el sitio web. Se brinda apoyo en la organización de los productos.
- El contenido con respecto a imágenes, productos y textos podrá ser fácilmente modificado por el cliente, quien contará con un videotutorial para agregar, modificar o eliminar fotografías y videos.
Obtén La Firma del Cliente
Obtener la firma del cliente es un paso fundamental a la hora de pensar cómo hacer una cotización de servicios: sin firma no hay validez. La firma de tu cliente representa su visto bueno y su aprobación para comenzar con los servicios.
Fíjate que se visualice correctamente el nombre del cliente, la descripción del puesto y el nombre de la empresa en el documento de la cotización. Así, evitarás cualquier malentendido y te ahorrarás potenciales problemas.
Debes llevar un registro de cotizaciones presentadas y aceptadas. Tener un sistema de gestión de clientes es muy útil para manejar la información desde un solo lugar.
Incluye Términos Y Condiciones de La Cotización
Incluir los términos y condiciones de la cotización es necesario para prever posibles cambios y evitar malos entendidos entre las partes.
A veces, por ejemplo, sucede que algunos factores que influyen en la cotización pueden sufrir variaciones. En estos casos, tanto el cliente como el proveedor del servicio pueden llegar a necesitar una modificación de las condiciones iniciales del acuerdo.
Con esto establecido, ambos sabrán en qué circunstancias determinadas el precio podrá ser modificado, con qué antelación se pueden pedir cambios, cómo se gestionará la baja del servicio y diversas cuestiones más.
En este apartado, también debes fijar el tiempo de duración: como punto de partida, puedes considerar que las cotizaciones suelen tener una vigencia de entre 30 y 90 días. Para que estés seguro de haber cumplido este paso, revisa la siguiente información en tu documento de cotización comercial:
- Disposiciones legales
- Requisitos
- Reglas
- Especificaciones
- Estándares de calidad
Cada cotización que realices debe ser específica y meticulosamente detallada en todos los aspectos. Así, te aseguras de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y a las condiciones acordadas, para evitar situaciones desafortunadas.
¿En Qué Momento Realizar una Cotización a Tu Cliente? Otro aspecto importante de cómo hacer una cotización de servicios
La cotización debes realizarla cuando el interesado en tus servicios te la solicite. Este documento se envía a un posible cliente para que este haga una evaluación y considere si tiene el presupuesto suficiente como para llevar adelante la operación.
En este video puedes aprender a calcular los costos de los servicios de manera fácil y sencilla.
Al momento de realizar tu cotización, es recomendable que apliques ciertas técnicas que favorezcan las condiciones para cerrar el negocio. Una de ellas es que le brindes confianza a tu potencial cliente despejando dudas y haciéndolo sentir cómodo.
Al mismo tiempo, muestra las certificaciones que tengan los miembros de tu empresa o tú mismo, así como los logros conseguidos, los casos de éxito, los reconocimientos, los logros comerciales y todo lo que te permita elevar la calidad de tu servicio ofrecido.
Finalmente, a modo de enseñanza, puedes ver cómo NO debes hacer una cotización de servicios. Es una realidad que algunos profesionales y algunas empresas hacen un cálculo rápido del costo de los materiales necesarios para realizar una tarea y le aplican un porcentaje estándar para tener el costo total, incluyendo sus servicios.
Tomemos como ejemplo a un diseñador que debe producir un folleto para su cliente. Entonces, suma los costos de impresión, preimpresión (películas), fotografía y le agrega un 100% (o el porcentaje que desee).
Si bien este sistema es popular, es poco preciso y peligroso para la empresa. Añadir un 100% o un 200% sobre los costos de producción no refleja en nada números reales. ¿Se cubre el propio trabajo? ¿Alcanza para pagar los impuestos? ¿Deja un beneficio? No hay respuestas a la vista.
Conclusión sobre como hacer una cotización de servicios
Ahora, ya sabes cómo hacer una cotización de servicios para tus clientes y que tu trabajo se vea aún más profesional al plasmarlo en un documento que especifique qué servicios ofreces y cuál es el valor de cada uno de ellos.
Para esto, debes estudiar primero cuánto puedes cobrar por cada trabajo que realices y así establecer precios acordes. No caigas en métodos poco eficientes para presupuestar: tómate el tiempo necesario y habla con las personas adecuadas.
Ármate con toda la información posible de tu cliente y no olvides también mostrar la de tu empresa para que sea fácil establecer contacto contigo. Bríndale confianza por los medios de comunicación que establezcas y házlo sentir cómodo y seguro de trabajar contigo.
Detalla todo minuciosamente y agrega los términos y condiciones para luego evitar malos entendidos. Sé honesto con los servicios que ofreces y los que no. Asimismo, la firma de tu cliente es vital: deberás dejar un espacio para que tanto él como tú dejen asentado su conformidad con lo expresado, leído y acordado.
Otro detalle importante a modo de conclusión sobre cómo hacer una cotización de trabajo
Recuerda dar seguimiento a las cotizaciones enviadas. Tenlas en una lista o en un documento y, en caso de no recibir respuesta, indaga, pregunta y entérate el porqué. Fíjate con base en eso de qué manera puedes mejorar el documento para aumentar tus posibilidades de éxito.
Cuando ya hayas conseguido más experiencia, puedes automatizar el proceso con sitios web y plataformas que te brindan modelos de cotizaciones para poder agilizar la gestión de búsqueda y de asesoramiento de clientes.
Hasta acá llegamos con la información acerca de “Aprende Cómo Hacer Una Cotización de Servicios para Tus Clientes” Esperamos te haya sido útil. Recordá que en GenWords somos expertos en marketing digital y asesoramiento” Contáctate con nosotros para más información y síguenos en redes sociales para no perderte las novedades. Además, puedes dejarnos un comentario para hacernos saber tu opinión sobre este tema en particular.
Quizás también te interese leer:
Cuánto cobra un redactor freelance: descubre cómo calcularlo
Qué Es y Para Qué Sirve el CAC o Costo por Adquisición por Cliente
Marketing de Servicios: Qué es y Por qué es Importante
Como Hacer el Mejor Plan de Marketing [Ejemplos + Plantilla]
Genwords – 🤔¿Conoces qué es el CAC? 🤔
