Es posible que dos décadas atrás viéramos muy lejana la automatización de procesos regulares de una empresa mediante robótica o software, pero ahora es una realidad. De acuerdo a un estudio de McKinsey, ya se puede reemplazar el 40% de las actividades laborales realizadas por humanos con tecnología vigente.
La automatización de procesos es un hecho que ha llegado para mejorar la operatividad de las empresas tanto de forma interna, mediante la sustitución de trabajos repetitivos, como externa; es decir, en la atracción y conversión de clientes.
A nivel interno, y de acuerdo al estudio referido, el 60% de las ocupaciones laborales podría automatizar el 30% o más de sus actividades constituyentes.
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Y a nivel externo, la automatización de procesos, así como las tareas de marketing, pueden generar otros beneficios tales como el filtrado correcto de leads calificados, la disminución del CAC o los procesos promocionales personalizados, entre otros puntos claves.
¿Por qué es tan Importante la Automatización de tu Empresa?
La automatización de procesos es un método cuya adopción debe ser considerada ya por las empresas. Este método ayuda a configurar varias funciones en piloto automático sin que esto demande más tiempo y esfuerzo del talento humano.
Algunas herramientas de automatización de procesos son software todo en uno; por lo tanto, varios puntos operacionales de la empresa pueden coexistir dentro del mismo entorno sin que esto signifique una catástrofe.
Por ejemplo, la gestión de marketing con la gestión del presupuesto pueden estar bajo el mismo software de forma sincronizada, una alimentando a la otra, para obtener más y mejor información que ayude a tu empresa a tomar decisiones a tiempo.
Si aún estás realizando todas estas tareas de forma manual, detente un momento para pensar ¿cuánto tiempo estás perdiendo en gestionar y alinear al talento humano para sincronizar la información?
Entonces no solo estás perdiendo tiempo, sino que además estás sumando responsabilidades al talento humano. Si automatizaras determinadas tareas podrías disminuir la carga de trabajo y, por consecuencia natural, ahorrar dinero en RR.HH.
Un estudio compartido por ITChronicles indica que los empleados gastan alrededor de 69 días al año en tareas administrativas, lo que provoca una pérdida de $5 billones de dólares anuales.
[Tweet “Las tareas manuales del talento humano cuestan alrededor de $5 billones de dólares al año”]
Además, un 67% de los encuestados afirmó estar de acuerdo en implementar la automatización de procesos en las empresas, debido a su gran aporte para continuar siendo competitivo.
Y si te parece poco, un informe compartido por M-Files afirma que los profesionales pueden pasar 18 minutos en promedio buscando un documento manualmente.
Entonces, en definitiva, es esencial adoptar la automatización de procesos, porque así agilizamos de forma natural y organizada toda la información de la empresa. De modo que todas las operaciones aumentan en eficiencia.
Principales Beneficios
Una vez hayas identificado las necesidades de tu empresa y todas las acciones que se desean automatizar, comenzamos a evaluar los beneficios principales de la automatización de procesos:
Ahorro de tiempo
Si es un equipo pequeño que dirige sus acciones a un segmento muy cerrado del mercado, la automatización de los procesos quizás no sea una de las acciones más inmediatas a adoptar.
Pero su temprana implementación va dando resultados relacionados directamente con el crecimiento de la empresa en todos los sentidos: clientes, expansión, ventas, etc. Y estas mejoras impulsarán el proceso de adaptación.
En el momento que el equipo no se da abasto, también es necesario considerar la adopción de la automatización de los procesos porque, como pudiste ver, los profesionales dedican demasiado tiempo a tareas manuales que incrementan todo nuestro presupuesto.
Reducción de costos
Los software de automatización de procesos tienen un enfoque inteligente que permite la reducción de costos, ya que disminuyen las tareas repetitivas, la participación de talento humano y los tiempos por tarea; por lo tanto, se reducen sistemáticamente los costos operacionales de la empresa y sin que se vea afectada la atención al cliente.
[Tweet “Los software de automatización de procesos tienen un enfoque inteligente que permiten la reducción de costos y eliminan las tareas repetitivas“]
Productividad
Con el crecimiento inminente de la empresa, la productividad se va convirtiendo en una preocupación cada vez más real e intensa, porque se disminuye sustancialmente el rendimiento de las tareas por lote.
Con las herramientas de automatización de procesos, la productividad se eleva a un nivel superior y en pocos segundos. Una vez que se defina el cronograma de trabajo, el software ejecuta los comandos con exactitud, en la secuencia correcta y respetando los tiempos.
Otro punto a favor de la automatización de los procesos es la disminución de las fallas. Como humanos solemos cometer errores, estos provocan pérdidas en dinero y tiempo. Con la automatización, se eliminan los errores comunes de las operaciones cuando se desarrollan de forma manual.
Estabilidad operativa
La suma de todos los puntos anteriores, es decir, el ahorro de tiempo y de costos, el aumento de productividad y la eliminación de los errores dan como resultado final la estabilidad operativa de la empresa. Por ende, obtenemos los resultados deseados mientras que la empresa va experimentando el crecimiento.
Fases de la Automatización
La idea de automatizar los procesos en la empresa definitivamente ayuda a acelerar el crecimiento de la misma, pero ¿por dónde empezar cuando decides iniciar esta conversión?
1. Determinar cuáles son las tareas repetitivas de la empresa
Es necesario comprender profundamente el proceso cíclico de la empresa para hallar el flujo de trabajo que más se repite en el tiempo, y que en general consume más tiempo del talento humano.
Puedes apoyarte en las personas interesadas en reducir la carga de trabajo y en los líderes de cada equipo para determinar tiempos de entrega, tiempos de dedicación por tarea, etc.
Así también podrás medir los tiempos que el talento humano dedica para culminar cada tarea, de esta forma puedes eliminar pasos o simplificarlos a la hora de aplicar la automatización.
2. Establece los objetivos comerciales de la empresa
Ya identificado el problema y las tareas que demandan más tiempo y atención, debes avanzar a la siguiente fase: determinar cuáles son tus objetivos con la adopción de la automatización de procesos.
¿Están relacionados al rendimiento? ¿A la reducción de tiempo? ¿A menos participación de tu fuerza de trabajo? ¿A disminuir los errores humanos?
Es posible que en vez de crear objetivos basados una de las preguntas anteriores, quieras adoptar la automatización para atender a este conjunto de problemas.
3. Modela el proceso
Es importante que antes de modelar el proceso consideres crear un diagrama que te permita conocer cómo se van a automatizar las tareas, una vez que empiecen a utilizar un software. Algunos de los datos que puedes usar para empezar a darle cuerpo al proceso automatizado son:
- Nombre del proceso.
- Objetivo (lo vimos anteriormente).
- Justificación.
- Alcance.
- Participantes.
- Diagrama del proceso.
4. Seleccionar la herramienta que automatizará tus procesos
La siguiente fase es seleccionar el software que te ayudará a automatizar las tareas en función de los objetivos que hayas establecido previamente.
Considera que hay distintas herramientas que te ayuda automatizar los procesos, pero no todas están para cubrir necesidades específicas.
De manera que, antes de iniciar el proceso de consideración y decisión debes fijarte en cómo aporta valor a tu cumplimiento de objetivos. ¿Esto funcionaría para ti?
También es importante que el proveedor que decidas contratar te ayude a modelar el proceso en un modo beta o ajustado a tu negocio, y ver en tiempo real cómo funciona tu modelo.
Considera que dependiendo de tus necesidades puedes necesitar más de un proveedor que te permite administrar tus tareas de forma sincronizada y automática.
5. Entrenar al talento humano
Ante los tiempos de cambios tu fuerza laboral puede oponer un poco de resistencia, pero debido a que la automatización de los procesos es un paso vital hay que tomarse el tiempo para entrenarlos.
Considera que la automatización existe para ejecutar tareas repetitivas; sin embargo, estos flujos de trabajo no se administran solos. Deben ser operados por tu equipo de forma eficiente para comprender cómo la arquitectura de estos software funciona para lograr realizar las tareas de manera más simple.
En pocas palabras, los flujos de trabajo deben ser administrados por un equipo capacitado y hay que dedicar tiempo a su entrenamiento.
6. Ejecutar el proceso modelado
Empieza con un ejercicio de simulación para ir resolviendo dudas e inquietudes en la medida en que estas se vayan suscitando. Luego, define un punto de inicio para ver marchar el proceso de forma automática.
Puede ser a partir de una fecha, un pedido, un registro, etc. Lo importante es definir cuál es el comienzo para que se dé el proceso cíclico de forma automática.
7. Medir los indicadores más importantes para determinar el rendimiento del software
Al llegar a esta fase, seguramente el software ya tiene tiempo trabajando de cara a los objetivos que te planteaste. También tendrás a tu equipo familiarizado con la herramienta de automatización de procesos.
Por lo tanto, es hora de seguir los indicadores. Rememora tus objetivos y pregúntate ¿cuál
fue el desempeño de la herramienta? ¿Cuánto tiempo, dinero, errores, lograste disminuir? Algunas pistas para darle seguimiento al proceso pueden ser:
- Duración de inicio al fin del proceso.
- Tiempo promedio para completar la tarea.
- Tiempo promedio por etapas.
- Problemas frecuentes durante la ejecución.
Sabes que la medición de resultados es crucial para avanzar dentro de cualquier estrategia. Tu software de automatización de procesos es parte de tu estrategia para conseguir el rendimiento y crecimiento de la empresa; por lo tanto, tienes que darle el seguimiento correcto.
Automatización de Procesos Administrativos
Centrarse en la automatización de procesos amerita la participación de gran parte de tu equipo siempre y cuando todos tengan claro sus roles principalmente porque, como lo mencionamos anteriormente, antes de automatizar ciertas tareas hay que realizar un diagrama para definir flujos de trabajos que faciliten las tareas.
La automatización de procesos administrativos facilita el cruce de información desde las distintas áreas de la organización. Pero, ¿qué procesos son los más viables para automatizar?
Todo cuanto tenga que ver con los movimientos administrativos, ventas, RR.HH. y almacén, mediante tecnologías de Business Project Management System, o en nuestro español, mediante sistemas de flujos de trabajo. Por ejemplo:
- Contratos y acuerdos.
- Presupuestos y facturas.
- Pagos de facturas.
- Nombramientos y reuniones.
- Incorporación de nuevos empleados.
- Órdenes de compra.
En general, todo proceso repetitivo de gran volumen que amerite la participación de varias personas o que sea de naturaleza sensible y de auditoría se puede automatizar.
Automatización de procesos de Marketing
El marketing siempre será un eje muy importante; de hecho, es imprescindible para generar oportunidades de venta. Dentro de esta área hay elementos claves para automatizar, como por ejemplo:
Diseño de website
Los sistemas de flujos de trabajo también ofrecen soluciones que permiten mejorar los canales de comunicación como el sitio web.
Las soluciones de automatización rastrean la actividad de los visitantes y usuarios en tiempo real, y presentan recomendaciones o indicaciones ideales para motivar las conversiones en el sitio.
Por lo tanto, se logra un diseño de website cada vez más ajustado al público objetivo al que te diriges.
Creación de Contenido
La creación de contenido altamente personalizado es otro factor clave para mejorar la estrategia de marketing; pero como sabes, investigar, escudriñar y estar al tanto de las últimas tendencias es una tarea que lleva tiempo.
En este punto tienes dos opciones; la primera es tercerizar el contenido para reducir la carga de trabajo de tu equipo, y a la vez garantizar que agencias expertas construyan absolutamente todo lo relacionado al contenido altamente dirigido.
Y la segunda, tomar el control de la automatización de procesos de marketing para la creación de contenido mediante tecnologías específicas que te permitan rastrear temas en tendencia y de interés para los Buyer Persona.
Buzzsumo, alertas de Google, Feedly, entre otras, son algunas de las tecnologías que puedes usar a tu favor para planificar contenido de interés.
Ahora bien, para enviar el contenido creado a la persona correcta en el momento correcto, debes pensar en un sistema que te permita filtrar a tu base de contactos de acuerdo a indicadores específicos, pero principalmente a su etapa del Buyer Journey.
Medición y Seguimiento de la Estrategia
Echar a andar una estrategia de marketing mediante el contenido y la optimización del sitio web de forma automatizada no es la única acción a desarrollar para hacer crecer el negocio.
Hay que confiar en los canales que nos permitan conocer cómo estamos avanzando, a qué nivel estamos y qué es lo que hay que mejorar.
Para ello, otra tarea que se puede automatizar y sincronizar es la medición y el seguimiento de la estrategia.
Un CRM (Customer Relationship Management) es el aliado perfecto para poder crear un proceso limpio que te deje conocer detalles importantes, pero sobre todo automatizar aquellas tareas relacionadas al marketing que suelen ser repetitivas, de naturaleza sensible, de alto volumen y de auditoría constante.
En definitiva, la automatización de procesos tanto administrativos como de aquellos relacionados con las tareas de marketing es una acción necesaria y crucial para aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa.
Para que la puedas adoptar, reúnete con tu equipo y analiza cuáles de los procesos de la organización toman más tiempo, qué tareas son repetitivas y deben ser auditables, y a que acciones es clave darles un oportuno seguimiento.
De esta forma y con la información brindada en el artículo, puedes diseñar un diagrama que será el primer paso para emprender el proceso de automatización de tu negocio, optimizando su rentabilidad y crecimiento.
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