Todo organigrama empresarial se compone de departamentos y de sectores que trabajan juntos para lograr objetivos en común. Sin embargo, el éxito de un equipo de trabajo solo se alcanza a través de un plan operativo que integre objetivos y metas a mediano y largo plazo.
De no existir una planeación, se corre el riesgo de que los colaboradores pierdan de vista el enfoque y descuiden las actividades que deben realizar para obtener los resultados esperados en un determinado período de tiempo.
Al respecto, una forma de asegurar que la empresa sepa hacia dónde se dirige en todo momento es crear un plan operativo. Con él, las compañías buscan asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos propuestos.
Ahora bien, plan operativo anual: ¿de qué se trata, cuál es su importancia y cómo llevarlo a cabo para que sea eficiente? A continuación, te brindamos toda la información que necesitas para delinear el tuyo.
¿Qué Es Un Plan Operativo Anual (POA)?
El plan operativo anual (POA) es una herramienta de gestión que permite planificar las acciones de una empresa en función de alcanzar los objetivos propuestos. Se trata de un documento escrito que facilita la ejecución del plan estratégico mediante el seguimiento de las actividades previstas, la administración de los recursos y la ejecución del presupuesto.
Este plan sirve para concretar las metas que una organización debe lograr durante el año. También, con el POA a la vista, todos los miembros del equipo saben cómo actuar cuando se emprende un nuevo proyecto o frente al surgimiento de problemas.
Generalmente, el POA es liderado por el gerente de la compañía en tanto responsable de asignar recursos y de determinar puestos y actividades. Sin embargo, esto depende del tipo de proyecto que se lleve a cabo.
El POA presenta los detalles sobre cómo conseguir las metas dispuestas en el plan estratégico de la empresa. Por ejemplo, si se quiere obtener una facturación de 100.000 dólares antes del año 2026, un POA podría establecer cada objetivo anual por 25.000 dólares desde el 2022 hasta el 2025 para poder llegar a la cifra estipulada.
¿Qué Elementos Contiene el Plan Operativo Anual?
- Portada. Datos institucionales (título, nombre del área o departamento y fecha).
- Índice. Los temas y el orden en que se abordan.
- Introducción. Planteamiento que describe la importancia del POA, características, metodología y demás.
- Justificación. Razones por las que se diseña el POA y su contribución a la empresa.
- Estructura organizativa. Responsables del plan, actividades y tareas de cada uno.
- Análisis FODA. Diagnóstico sobre el entorno. Se consideran aspectos internos y externos que influyen en la gestión de los procesos.
- Objetivos estratégicos. Objetivos generales a largo plazo que definen las metas a alcanzar.
- Objetivos tácticos. Objetivos a mediano plazo.
- Metas. Deben ser SMART.
- Indicadores. Se relacionan con los objetivos estratégicos. Permiten conocer el grado de eficiencia, de eficacia y de productividad.
- Resultados esperados. Expresados en forma cuantitativa y cualitativa, y documentados con base en los planes, los programas y los proyectos del POA.
Características de Un Plan Operativo Anual
Entre las características principales, el POA debe ser breve, concreto y sencillo. Además, a la hora de elaborarlo, se requiere la participación de todo el personal. Generalmente se estructura en categorías y listas, pero también se puede formular según las necesidades de la empresa.
Si bien este plan es flexible en cuanto a su desarrollo, exige ciertas características esenciales que deben respetarse durante su ejecución:
- Claridad. El documento no debe prestarse a interpretaciones o a subjetividades; cada punto debe ser simple, lógico y estar ligado a un objetivo.
- Estratégico. El POA se desprende de una estrategia general de negocio y, de allí, parten los objetivos.
- Proyección a futuro. Plantea un contexto actual, y realiza proyecciones de dónde se quiere llegar y de cómo avanzar para alcanzar la meta.
- Priorización. El plan tiene que resolver primero lo más urgente, importante y necesario.
- Orden. Asigna responsabilidades y delega labores para que todo marche según un sistema de engranaje.
- Registro. El POA requiere de un informe detallado de recursos, presupuesto y objetivos por área.
Además, su diseño debe contemplar factores que no se deben pasar por alto:
- Coherencia. Debe alinearse con el plan general de la empresa y basarse en estrategias comunes.
- Comprensión. Mientras más conciso sea, mayores serán su comprensión y su ejecución.
- Viabilidad. Tanto los objetivos como la información que incluye deben estar respaldados por los expertos de la empresa. Además, antes de ponerlo en marcha, los recursos y el presupuesto deben estar asegurados.
- Rentabilidad. Debe comprobarse el costo-beneficio de cada objetivo para garantizar que todas las metas brinden un valor real al negocio.
Estructura del Plan Operativo en la Empresa o del plan estratégico operativo
Un plan operativo anual está compuesto de una serie de elementos básicos como la elección de métricas e indicadores, la asignación de recursos y la responsabilidad de tareas, entre otros. Veamos:
Estadísticas e Indicadores Anuales
A través de las estadísticas, es posible conocer la realidad descriptiva actual e histórica de la empresa. Por otro lado, los indicadores anuales permiten monitorear el desarrollo de las metas y de las apuestas implementadas a través del plan.
En el POA se cuantifica por medio de las estadísticas y se mide a través de los indicadores.
Actividades para Lograr Cada Meta
Es importante considerar todas aquellas acciones necesarias para alcanzar cada una de las metas. Por eso, seguramente, la lista inicial sea extensa y tenga que volver a evaluarse, ya que algunas actividades pueden ser más difíciles de lograr que otras.
Lo recomendable es dividir las tareas de mayor envergadura en partes más pequeñas y fáciles de realizar. Esto va a permitir una mejor gestión del plan de acción tanto por parte de los ejecutores como de la persona responsable de su seguimiento.
Personas Responsables de Cada Actividad
Es de vital importancia definir claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes de la empresa. Para lograrlo, lo mejor es partir de una definición básica sobre la que podremos definir los requerimientos específicos de cada actividad.
Luego, se estipulan los roles y las responsabilidades de los que se consideran los integrantes más importantes del equipo de trabajo. Asimismo, téngase presente que algunos roles pueden ser ejecutados por la misma persona según cada caso particular.
Recursos Necesarios
Antes de iniciar el plan de acción, es clave la seguridad acerca de disponer de todos los recursos necesarios para completar las tareas. De no ser así, es preciso elaborar un plan para adquirirlos. Por lo tanto, es necesario también establecer un presupuesto para completar estas acciones.
Cronograma de Actividades
Uno de los puntos principales de cualquier plan exitoso es un seguimiento bien definido. Por eso, el siguiente paso es determinar los plazos para cada acción establecida. Esto es así porque los planes de acción sin plazos corren el riesgo de no realizarse y, por consiguiente, el objetivo puede no cumplirse.
Además, es fundamental que sean consultados todos los implicados para evaluar el tiempo de ejecución de determinadas tareas. De esa manera, cada persona puede planificar mejor su parte del trabajo y priorizar según su importancia y urgencia.
Cómo hacer un plan operativo anual
Veamos en detalle cómo comenzar paso a paso con tu POA.
1 – Portada
Este documento, como muchos otros, debe comenzar con una portada o carátula. Aquí debes incluir el logotipo de la empresa, el nombre y también el período de validez del plan en el que estás trabajando.
2- Introducción y justificación
La introducción es una puesta en tema. Describe brevemente cuáles son los planes y la estrategia de trabajo. También puedes detallar los contenidos que se verán en las páginas siguientes y la metodología empleada.
Por otra parte, en la justificación detallarán las razones por las que el POA es necesario para la empresa y cómo éste mejorará los procesos.
3 – Detalla cómo será la organización
Aquí es importante implementar un organigrama con los contactos de cada una de las personas involucradas en el plan, con sus determinadas responsabilidades. Así quedará claro quién está a cargo de cada fase y contactarlos será sencillo para todos.
4- Implementa un FODA
El análisis FODA es un aliado infaltable del POA. Tenerlo a mano es muy importante para conocer en qué punto está la empresa frente a sus propios objetivos y a la competencia. También, para conocer qué puntos pueden ser conflictivos y en cuáles se puede crecer.
5 – Define objetivos estratégicos y tácticos
Los primeros son a largo plazo, mientras que los segundos, a mediano o corto plazo. En los objetivos tácticos establecer qué acciones específicas han de realizarse, mientras que con los estratégicos definirás cómo alcanzar esas metas.
6- ¿Qué se considerará éxito?
El éxito es diferente para cada organización e incluso puede cambiar para la empresa en distintos períodos de tiempo. Entonces, establece indicadores de éxito asociados a tus objetivos y monitoréalos regularmente para estar seguro de que se cumplen.
7- Define el presupuesto
El Plan Operativo Anual debe contar con un presupuesto y este debe estar definido antes de asignar los roles. Considera los honorarios, materias primas, herramientas y todo aquello que requerirá una inversión de dinero, por más pequeña que sea.
8- Quédate abierto a posibles modificaciones
La idea inicial es que el POA se cumpla en los tiempos establecidos. Sin embargo, es muy probable que surjan imprevistos que te obliguen a repensar el cronograma, el presupuesto e incluso los objetivos. En caso de que sea necesario, asegúrate de notificar a todos los involucrados de las modificaciones.
Importancia del Plan Operativo de Marketing
El principal objetivo del POA es visualizar los procesos y los objetivos que el equipo debe alcanzar mes a mes. En ese sentido, este factor es de gran importancia porque, cuando un equipo conformado por muchos integrantes debe trabajar en forma mancomunada, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un seguimiento preciso.
Elaborar este tipo de plan permite, entonces, notar errores y variaciones a tiempo en las operaciones y hacer los cambios necesarios para mantener el orden.
Por este motivo es fundamental que se involucre a cada área participante: es una forma de que haya trazabilidad sobre lo que ocurre en cada sector para tener la oportunidad de accionar a tiempo ante conflictos.
Un plan operativo anual bien formulado permite:
- Llevar a cabo el seguimiento de las actividades y de las personas que las realizan.
- Visibilizar cualquier desvío y solucionarlo a tiempo.
- Lograr la interacción de todos los niveles de la empresa a través de un documento escrito disponible para todos.
- Proporciona en detalle las tareas y las responsabilidades de cada uno dentro de la organización. Esto se transforma en una herramienta invaluable para medir el desempeño de los recursos humanos porque todos saben lo que se espera de cada quien.
Veamos un ejemplo
A continuación, compartimos algunos ejemplos que sirven de referencia al momento de desarrollar el PAO de tu empresa.
- INTECAP
- Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP)
- Michelin España
- Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL)
- Servicio de Agua Potable y Alcantarillado (SEDA-Ayacucho)
Conclusiones
Seguramente ya te sientes más preparado para realizar tu propio plan operativo anual. Siempre recuerda que cada empresa tiene sus propios intereses y propósitos. Por lo tanto, si necesitas implementar otras secciones o formatos, puedes hacerlo libremente.
Lo importante es ser cuidadoso y cumplir con los requerimientos y los elementos básicos durante su trazado. Asimismo, mientras más concreto sea tu POA, más enfocado estarás en el camino a seguir para alcanzar los objetivos.
Si POA, por sus siglas, significa plan operativo anual, está claro que los tres rasgos que lo definen son la brevedad, la concreción y la sencillez.
Hasta acá llegamos con la información acerca de «Instructivo para Formular Tu Plan Operativo Anual en La Empresa». Esperamos te haya sido útil, recuerda que en Genwords somos expertos en SEO y Content Marketing. Contáctanos.
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