Aprende en el siguiente artículo consejos prácticos para mejorar la productividad en un equipo de trabajo remoto: fomenta una cultura de trabajo equilibrado y eficiente, adaptado a los nuevos tiempos que corren.
La tendencia de los trabajos remotos
Si bien previo a la pandemia de Covid-19, el trabajo remoto ya era una tendencia en alza, el confinamiento obligatorio llevó a que el home office creciera de forma exponencial. De hecho, en buena parte del mundo perdura hasta el día de hoy, en tanto opción para una gran cantidad de empresas.
Y es que el trabajo remoto se ha establecido como un modelo de negocio exitoso y se aplica cada vez más en diferentes industrias.
Según una encuesta realizada por FlexJobs, hasta el 97% de los empleados entrevistados desean alguna forma de trabajo remoto. (Flexjobs)
En la actualidad existen una gran variedad de herramientas que permiten generar workflows de equipos de trabajo, sin importar la distancia en la que se encuentren sus integrantes. Zoom, Meet, Slack son algunas de las aplicaciones más populares para el trabajo remoto de los últimos tiempos.
Estas son otras estadísticas, que permiten comprender a fondo el fenómeno del trabajo home office en la actualidad:
- El 58% de los encuestados manifiesta que desearía seguir siendo empleado remoto a tiempo completo, una vez finalizada la pandemia. (Flex Jobs).
- Se estima que en el 2022, el 43% de las fuerzas laborales del mundo adoptarán el modelo home office (Ennio Limbach)
- Alrededor del 55% de los empleados remotos cree que su felicidad y productividad son óptimas bajo esta modalidad de trabajo (Work Remote).
Trabajo remoto y productividad
Una de las principales preocupaciones de los empleadores sobre el trabajo remoto es acerca de si se pierde productividad con este modelo. Diversos estudios han demostrado que los beneficios que trae aparejado el trabajo desde casa impactan positivamente, tanto en el empleado como en la empresa:
- Menos estrés por no tener que viajar a diario.
- Flexibilidad de horario.
- Menos presión por vincularse con muchas personas.
- Niveles reducidos de ruidos.
- Mejor concentración.
- Más comodidad.
- Mejor rendimiento y más productividad laboral.
Ahora bien, trabajar desde casa y ser productivo requiere de mucha disciplina. Como todo, no utilizados adecuadamente, esos mismos beneficios pueden atentar contra la productividad del trabajo remoto.
Entonces, los empleados más productivos y exitosos se caracterizan por una serie de acciones y rutinas en torno a lo laboral:
- hacen pausas regulares,
- establecen horarios fijos,
- utilizan checklist y herramientas de organización para gestionar el flujo de trabajo, entre otras cosas.
¿Cómo mejorar la productividad con el trabajo remoto?
No todas las personas se encuentran capacitadas para el trabajo remoto. Si nunca has trabajado bajo esta modalidad, existen algunas pautas interesantes que debes aprender para disfrutar y aprovechar el trabajo desde casa.
Conoce a continuación una lista de consejos útiles y prácticos que te ayudarán a organizar tus días de home office y mantener la mejor productividad laboral.
Plantea objetivos a corto y largo plazo
No siempre la motivación es alta y en el trabajo remoto somos nosotros mismos los que tenemos que generarla. Es por ello que puedes plantear una lista de pequeños objetivos que cumplir, a fin de lograr cada una de las tareas diarias que tienes que cumplir.
Cuando sientas que has perdido el enfoque o te encuentras con poca atención sobre lo que estás trabajando, es recomendable que tomes un descanso para luego retornar. Esto te ayudará a recuperar la concentración.
Sé dueño de tu calendario
Organízate y sé sincero con tus tiempos. Es importante tener espacios no negociables, como horarios de responder llamadas, días de descanso laboral. También es importante reservar la hora del almuerzo y los descansos de forma recurrente.
Para no agotarte, procura no programar reuniones consecutivas. Siempre haz un descanso de 15 o 20 minutos entre reunión y reunión. Esta práctica, contrariamente a lo que se puede pensar, aumenta la productividad de cada encuentro ya que podrás enfocar toda tu atención y energía en cada uno de ellos.
Utiliza la tecnología para visualizar tus tareas pendientes
Si tienes que estar al pendiente de una agenda muy apretada, existen una gran diversidad de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarte en la gestión de las actividades.
Puedes optar por alguna que te mantenga al tanto de cada una de tus obligaciones y compromisos con alertas y avisos periódicos; incluso, existen aplicaciones para administrar los tiempos de trabajo y de descanso, con pausas más o menos prolongadas.
Tómate descansos de forma periódica
Esto es clave para que el home office dé resultados. Ponte horarios de trabajo y establece descansos de forma periódica. En las oficinas los horarios de descanso suelen estar establecidos, en cambio cuando se trabaja de forma remota estos breaks no suceden de forma natural.
Es muy común que las personas que no son disciplinadas con el tiempo terminen trabajando más horas que si estuvieran en una oficina (y no necesariamente haciendo más). Por ello, es indispensable regular, administrar y seguir los tiempos de trabajo.
Según Hubspot, el 45% de los trabajadores remotos toman menos de una hora para comer y el 25% trabaja durante el almuerzo. (HubSpot)
No tomar descansos ocasiona problemas de productividad. ¿Cómo evitarlo? Hay dos acciones sencillas:
- Procura planificar el trabajo para las horas en las que seas más productivo.
- Si tienes más energía por la mañana, establece tus horarios en ese rango horario.
Y si eres de las personas que prefieren la noche para trabajar: también es indispensable tomarse descansos en este horario.
Una auditoría de tiempo y el propio conocimiento acerca de cuándo somos más productivos pueden asegurar de que se está trabajando de manera optimizada, acorde a los ritmos y necesidades personales.
No olvides equilibrio entre el trabajo y la vida
Los desafíos de los trabajadores remotos son grandes. Es fundamental que equilibres el trabajo y tu vida personal.
Si bien hay mucha gente que aprovecha el trabajo remoto como forma de conseguir más dinero, al trabajar más horas, hay que ser muy cautelosos con el exceso de trabajo; ya que, mal administrado, puede ser perjudicial para la salud.
Desarrolla hábitos duraderos con tu equipo de trabajo
Si lideras o formas parte de un equipo de trabajo remoto es fundamental mantener la buena comunicación con respecto a diversos hábitos; buena parte de ellos ya mencionados en los puntos anteriores.
Las recompensas funcionan muy bien en este sentido. Motiva a tu equipo a recompensarse cuando se cumplen metas o se consiguen éxitos. Las reuniones remotas de equipo y un sistema de comunicación interno también favorecen el buen clima laboral y ayudan a detectar posibles situaciones de riesgo ante un trabajador agotado, por ejemplo.
Es fundamental promover toda una cultura laboral del home office para que todo el equipo pueda sacar provecho de esta nueva modalidad de trabajo. Comparte tus experiencias con los otros integrantes de tu grupo y escucha qué hábitos tienen tus compañeros como forma de retroalimentación.
Proporciona recursos a los empleados para que desarrollen su trabajo eficazmente
Si tienes a cargo un equipo de trabajo, es esencial que brindes todos los recursos necesarios y al alcance para que puedan ser lo más productivos posibles.
En el trabajo remoto es importante ser claros con los objetivos, pero flexibles con las formas de alcanzarlos.
Entre estos recursos existen múltiples herramientas de automatización que permiten a los empleados facilitar su trabajo en cuanto a tareas repetitivas y obtener más tiempo para dedicarse a lo importante.
Estas son algunas opciones de herramientas y aplicaciones que permiten mantener una comunicación fluida con un equipo de trabajo remoto:
También es viable implementar alguna herramienta de mensajería instantánea, por fuera de los grupos de Whatsapp, como puede ser Telegram o Signal.
Conclusiones
Finalmente, y a modo de conclusión, vale recordar que el trabajo home office puede ganar en productividad para el equipo siempre y cuando la administración personal de los tiempos y el volumen de trabajo sean correctos.
Vale decir que cada uno de los ítems que hemos desarrollado deben ser parte de las estrategias de tus colaboradores; y a la vez que formar parte de la cultura de trabajo que instales como líder del equipo remoto.
Entonces, si te encuentras con la responsabilidad de liderar un equipo de trabajo remoto, estos son elementos clave para mejorar la productividad:
- Opta por la videollamada. Siempre es mejor ver la cara del interlocutor. Esto aumenta la cercanía y permite que el contacto sea más real y más humano. También ayuda a que los participantes de la reunión no se distraigan.
- Utiliza los primeros minutos para saber cómo está tu equipo. Pregunta a todos los integrantes cómo se encuentran, qué circunstancias atraviesan; ello para conocer la realidad del equipo.
- Asegúrate que todo haya quedado claro. Deja comentarios y enlaces en la información relevante del chat, por ejemplo, como forma complementaria de marcar los puntos importantes de la reunión.
- Promueve una cultura laboral sobre home office. Comparte experiencias con tu equipo, hábitos, motívalos para cumplir las metas y sé flexible. La flexibilidad aumenta la productividad.
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