Si quieres aprender cómo planear un webinar exitoso para lograr conversiones, estás en el lugar indicado. Para que tus transmisiones tengan un impacto positivo en tu audiencia, es importante trabajar diversos aspectos: estrategia, planificación, marketing y presentación.
A partir de la Pandemia de COVID-19 en el año 2020, el formato de videoconferencia se posicionó fuertemente en el ámbito digital y se multiplicaron significativamente los recursos para crear este tipo de comunicación de manera profesional.
En este artículo, encontrarás una guía completa y detallada con las mejores prácticas para diseñar webinars atractivos que generen mayor conversión y que aporten un avance significativo a la hora de mostrar tu contenido en línea.
¿Por qué Deberías Planear Webinars para tu Marca?
Los webinars son contenidos digitales en formato audiovisual mediante los que se pueden ofrecer clases, talleres o formaciones online. Se realizan en vivo y a través de plataformas específicas para tal fin.
Las videoconferencias pueden servir como recursos educativos —clases a distancia, talleres, seminarios— y también como herramientas de marketing para atraer, educar o deleitar a clientes potenciales.
A través de los webinars, las empresas pueden llevar a cabo eventos interactivos a distancia enfocados en su audiencia objetivo. Se trata de un poderoso recurso de marketing que puede generar una gran diversidad de beneficios y ayudarte a cumplir múltiples objetivos.
Branding: Construyes tu Marca
El Branding es un conjunto de acciones orientadas a lograr que una marca sea reconocida y que genere una imagen positiva en la mente de los consumidores.
Los webinars son excelentes herramientas para la construcción de la imagen y de la percepción que las personas tienen sobre tu marca. A través de ellos, puedes compartir los valores y el propósito de tu empresa, y generar una conexión con tu audiencia para obtener un mayor engagement.
Las conferencias web, además, permiten aumentar el reconocimiento de marca al tener la posibilidad de dirigirte a tu público objetivo con contenidos completamente personalizados.
Otra ventaja considerable es la posibilidad de llegar a miles de personas a través de la construcción de credibilidad y de buena reputación. Y, como si fuera poco, un webinar también sirve para humanizar a la empresa gracias al vínculo que se genera entre los ponentes y los asistentes.
Establecer Autoridad en tu Industria
Los webinars sirven para educar, para realizar demostraciones y para explicar diferentes temas de interés para tu audiencia. Al tener posibilidad de interacción, permiten compartir tu experiencia y tus habilidades, y funcionan como fuente permanente de consulta.
Si trabajas para desarrollar videoconferencias profesionales con disertantes expertos en la materia, contenido relevante y diversidad de recursos explicativos, tendrás la posibilidad de posicionar a tu empresa como referente en tu sector.
Generación de Leads
El formato de transmisión en vivo con fecha y hora estipuladas te dan la pauta de que aquellos que participan realmente están interesados en la actividad. Por ende, los usuarios se encontrarán más dispuestos a llenar formularios y a compartir datos importantes.
Las conferencias web pueden utilizarse para trabajar contenido en cualquier etapa del funnel de ventas de tu empresa.
Puedes realizar un webinar para cada etapa del ciclo de ventas y llevar a cabo las siguientes acciones:
- Abordar de forma amplia un tema para atraer clientes y generar conversiones.
- Trabajar un contenido más avanzado para aquellos usuarios que se encuentran más adelante en el ciclo de ventas.
- Realizar demostraciones en vivo de tus productos para convertir leads en clientes.
- Estar enfocados en fidelizar clientes a través del marketing relacional.
Es Contenido que Podrás Reciclar para Otras Estrategias de Content Marketing
Existe una gran variedad de plataformas y de aplicaciones digitales exclusivas para realizar conferencias web, y todas ellas permiten la grabación para su uso posterior.
Deja registro de todas tus videoconferencias y aprovecha este contenido como recurso para compartir en el futuro. Puedes enviarlo en campañas de e-mail marketing, subirlo como contenido descargable en tu blog o difundirlo por redes sociales.
Storytelling de un Webinar: ¿Cómo se hace?
El Storytelling es una técnica narrativa que se utiliza ampliamente en el mundo del marketing para contar historias que atraigan y que conecten con los usuarios.
Es un recurso efectivo para publicitar tu conferencia web y para despertar el interés de tu audiencia objetivo. Para elaborar el storytelling de un webinar, tienes que tener en cuenta estos tres aspectos:
Historia que Inspire
En primer lugar, elige una historia con la que tu público objetivo pueda sentirse identificado. Para eso es fundamental que conozcas en profundidad el perfil de las personas que siguen y que consumen tu marca.
Investiga sus intereses, sus hobbies, sus motivaciones, sus necesidades, sus problemas y sus sueños: todos estos componentes te ayudarán a pensar cuál es la mejor historia sobre tu marca que puedes compartir en tu webinar.
Otro factor importante es definir el mensaje central que quieres transmitir: ¿tu historia vende un producto o explica cómo resolver un problema? Intenta delimitar el mensaje en pocas palabras. Mientras más conciso y claro sea, más fácil será luego desarrollar el contenido.
Toda buena historia cumple siempre con una serie de factores generales:
- Entretenida. Las buenas historias logran mantener al público comprometido e interesado.
- Educativa. Estas narraciones tienen el poder de despertar la curiosidad de la audiencia, aportarle conocimiento y promover reflexiones.
- Universal. Las grandes historias son aquellas que cuentan con componentes —como emociones o experiencias— con los que cualquier persona puede identificarse.
- Memorable. Una historia es buena cuando tiene la capacidad de mantenerse durante un largo tiempo en la memoria de las personas.
Presentación del Webinar
Una de las ventajas más importantes de los webinars es que puedes utilizar en ellos distintos recursos para darle dinamismo a la transmisión en vivo y en directo.
Si quieres crear un webinar utilizando la técnica de storytelling, puedes preparar un contenido audiovisual previo para compartirlo a modo de presentación el día del evento. De esta forma, se introduce al público en los elementos más importantes de la historia, que luego el disertante principal podrá terminar de contar.
Sección de Preguntas y Respuestas
Si tú o algún experto va a compartir una experiencia personal relacionada con la creación de la marca o con la utilización de productos o servicios, procura generar siempre un espacio de intercambio con los asistentes.
La sección de preguntas y respuestas es muy importante para los participantes, ya que es la oportunidad que tienen para resolver sus dudas y llevarse un valor extra de la conferencia.
¿Cómo Planear un Webinar?
Todo evento bien producido requiere una planificación temprana. Si vas a proyectar un webinar, te recomendamos que te tomes al menos unas seis semanas para organizarlo con tiempo.
Para lograr una transmisión en vivo profesional que convierta y que cumpla tus objetivos comerciales o de marketing, debes trabajar diversos aspectos: desde la definición de objetivos, temáticas y disertantes hasta la preparación visual, técnica y de recursos.
A continuación, encontrarás una serie de preguntas que te ayudarán a definir los elementos imprescindibles que debes tener en cuenta para llevar a cabo un evento virtual exitoso.
¿Qué Producto o Servicio Quieres Promocionar?
En primer lugar, define claramente cuál es el producto o servicio que quieres promocionar. Si tu marca cuenta con un catálogo amplio, definir un producto o servicio específico te ayudará a seguir definiendo el formato, el estilo y los contenidos que desarrollarás en el webinar.
¿Qué Beneficios Obtendrán los Asistentes?
Define y establece al menos 4 beneficios concretos que los asistentes obtendrán si participan en el webinar.
Es importante fijar expectativas realistas que puedas satisfacer con la videoconferencia. De este modo, los participantes sabrán que pueden confiar en ti y que cumples con lo que prometes. Recuerda que la credibilidad es un punto clave para que tu marca sea reconocida.
¿Quiénes Asistirán?
Conocer a tu público objetivo te ayudará a crear propuestas personalizadas que sirvan para satisfacer sus necesidades, resolver sus problemas o aumentar su conocimiento sobre una temática específica.
Genera contenido enfocado en los buyer personas de tu marca y de acuerdo con las diversas etapas del ciclo de ventas. Puedes crear webinars para los curiosos que recién se encuentran en etapa de descubrimiento o pensar material para aquellos que ya están en etapa de decisión.
Las etapas del funnel de venta y los buyer personas son dos herramientas básicas a tener en cuenta en la planificación de los contenidos de tu webinar.
¿Quién Diseñará el Webinar?
Si no tienes mucha experiencia en el diseño y en la gestión de un evento virtual de estas características, existen muchos profesionales de marketing capacitados para ayudarte con esta tarea.
Siempre que vayas a contratar servicios de terceros, debes tener muy claros los objetivos que persigues con tu webinar para, de esta forma, encontrar al profesional más idóneo para el trabajo.
¿Qué Formato Tendrá?
Existen diversos formatos que puedes utilizar en tus webinars:
- Panel de expertos. Puedes atraer a grandes audiencias invitando a expertos en tu industria para debatir temáticas específicas.
- Entrevista. Puedes entrevistar a personas reconocidas de tu sector, miembros de tu equipo o clientes actuales.
- Demostración o presentación de producto. En este formato, se realiza la demostración de un producto o servicio para mostrar sus aplicaciones y los beneficios que pueden obtener las personas al utilizarlo.
- Instructivo. Similar a la demostración de producto, con un instructivo puedes enseñarle a tu audiencia cómo lograr un objetivo determinado a partir de tu producto o servicio.
- Caso de estudio. Aquí puedes invitar a clientes para que cuenten su experiencia con tu marca y dar a conocer cómo han logrado resolver sus necesidades y sus desafíos a partir de ella.
¿Quién Presentará el Webinar?
La figura del presentador o moderador es clave para todo webinar. Sus tareas principales son presentar y compartir una breve reseña del expositor de la charla y gestionar todas las consultas y dudas que surjan a través del chat durante el evento.
¿Cómo lo Vas a Promocionar?
La promoción de un webinar debe comenzar con mucha antelación para que los asistentes tengan tiempo de organizar su agenda; principalmente, si tiene costo.
Para obtener el mayor alcance posible, comparte tus acciones de difusión a través de tus artículos de blog, campañas de social media, e-mail marketing y landing pages en tu sitio web.
Facebook e Instagram son dos poderosas herramientas para llevar el mensaje un paso más allá: permiten la creación de campañas pagas con un alto nivel de segmentación y de personalización.
Practica Antes del Webinar
Realiza un ensayo previo al webinar con uno o dos días de antelación. Puedes practicar con amigos, seguidores o colaboradores para poner a prueba toda la plataforma que sostendrá el evento virtual y comprobar que todo funciona correctamente.
Llevar a cabo un ensayo general te preparará para cualquier percance inesperado. De esta forma, podrás saber de antemano cómo solucionar los posibles problemas que puedan surgir.
Revisión Técnica: Plataforma y Grabación
Un día antes de la actividad, debes realizar una prueba completa de la plataforma de transmisión, de la operación técnica —micrófonos, cámaras, auriculares— y de todos los recursos que utilizarás durante el vivo: imágenes, videos, audios, etc.
Así, podrás concentrarte plenamente en la ejecución del webinar sin preocuparte por el funcionamiento de los componentes tecnológicos y focalizar tu energía en ofrecerle a la audiencia una experiencia enriquecedora.
Tips para LLevar a Cabo un Webinar Exitoso
Ahora que sabes cómo comenzar a planificar y producir un webinar, te compartimos algunos consejos útiles para potenciar tu transmisión en vivo y sacarle el máximo provecho posible.
- Sé específico. Busca generar una presentación útil para tu audiencia. Puedes ser experto en una temática pero, si el webinar no ayuda a responder necesidades o resolver consultas, será difícil lograr gran alcance.
Las temáticas deben estar supeditadas al objetivo principal del webinar: puede ser mejorar el reconocimiento de marca, educar sobre alguna temática o realizar una demostración de producto para aumentar tus ventas.
- Desarrolla una estructura. Planificar una estructura clara te ayudará a tener un mapa de ruta que te permitirá alcanzar tus objetivos. Introducción, desarrollo de temas, cierre y llamada a la acción son parte esencial de un webinar de calidad.
- Redistribuye tu contenido. Un webinar no solo te sirve durante el momento en el que es transmitido, sino que también podrás utilizarlo en el futuro como contenido descargable o compartible para seguir atrayendo y captando potenciales clientes.
- Utiliza diapositivas. Las diapositivas te ayudarán a dividir cada etapa del webinar y a compartir información relevante como datos, gráficos y conceptos importantes. Las imágenes dentro de un webinar permiten a los participantes reforzar los conceptos que se desarrollan en la transmisión.
- Realiza preguntas o afirmaciones para el momento de venta. Si el objetivo de tu webinar es la venta, debes dejar la parte promocional para la última parte. Las preguntas y las afirmaciones del tipo «¿Quieres optimizar tu estrategias de contenidos?» o «Desde nuestra agencia de marketing podemos ayudarte» funcionan como puente para pasar del contenido educativo a la parte de ventas.
- Responde las dudas de tu clientes. Durante la parte de ventas, debes responder las siguientes cuestiones sobre tus productos: beneficios, características, para quién es y para quién no, y qué es lo que incluye. Procura responder a las objeciones y dejar en claro todas las particularidades del producto o servicio.
- Haz ofertas para los participantes del webinar. Los webinars son excelentes oportunidades de captar nuevos clientes a través de ofertas, promociones o descuentos exclusivos para los participantes.
Conclusión
La clave de un webinar exitoso es que le aporte valor real a tu público objetivo. Escucha a tu audiencia, crea contenido relevante, realiza un seguimiento de los resultados y aprovecha tu propio material para seguir atrayendo a nuevos potenciales clientes.
Si estás incursionando en este formato, te recomendamos que comiences con webinars de 45 minutos y que contemples un tiempo extra para responder preguntas.
Para finalizar, te compartimos algunos consejos clave para tener en cuenta:
- Concéntrate en las necesidades de tu público. Trata de que los asistentes entiendan con claridad la propuesta y que se vayan con la idea de que tu producto o servicio puede contribuir a resolver sus problemas con resultados rápidos.
- Espera al final para promocionar tus productos o servicios. Procura trabajar la relación con los asistentes y no mostrarte ansioso por vender.
- Asegúrate de grabar la videoconferencia. Luego te servirá de recurso para compartir con nuevos potenciales clientes.
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