La pandemia de COVID-19 durante el año 2020 marcó un antes y un después el equipo remoto de las empresas. La digitalización de las empresas se aceleró y, en cuestión de semanas, se avanzó lo que en circunstancias normales habría tardado muchos meses.
La situación permitió confirmar la necesidad de tener cierta flexibilidad a la hora de trabajar: dejar las formalidades y permitir el desarrollo de las tareas cotidianas de forma remota para poder conciliarlas con la vida personal.
El trabajo remoto y sus complicaciones
La pandemia nos ha demostrado que podemos sentar las bases para que, si sucede algo similar en el futuro, el trabajo a distancia no sea un parche, sino una solución integrada en las rutinas empresariales. Esta nueva normalidad nos ofrece la oportunidad de introducir mejoras y de mantener las buenas prácticas que implementamos durante el aislamiento social.
Pero no todo fue perfecto, uno de los aspectos que las empresas tuvieron que afrontar en el período de confinamiento fue el de liderar equipos de trabajo a distancia. En este artículo encontrarás consejos útiles y herramientas para optimizar a tu equipo remoto y mejorar la productividad.
“La pandemia nos ha demostrado que podemos sentar las bases para que, si sucede algo similar en el futuro, el trabajo a distancia no sea un parche, sino una solución integrada en las rutinas empresariales”.
Ventajas y desventajas del Home Office y el equipo remoto
Para mejorar la productividad cuando se trabaja a distancia, hay que tener en cuenta tanto los factores favorables como los desfavorables a la hora de evaluar las medidas a tomar. De esta manera, será más fácil tener en claro qué áreas son las que tenemos que perfeccionar.
Ventajas
Estas son algunas de las principales ventajas de trabajar a distancia.
Flexibilidad
En esta modalidad, se establecen proyectos en lugar de horarios. Los trabajadores a distancia disponen de su tiempo para organizarse y cumplir con los plazos establecidos.
Ahorro con gastos de estructura
Para las empresas, el trabajo remoto implica un ahorro importante en gastos de infraestructura. Como los colaboradores no tienen que estar presentes, se pueden abaratar costos como agua, electricidad, Internet, entre otros.
Menor nivel de estrés
Trabajar desde el hogar mejora los niveles de estrés y favorece la tranquilidad de los empleados, que pueden desarrollar las tareas en un ámbito relajado y cómodo.
Desventajas
Existen algunas desventajas del trabajo remoto que, con la planificación adecuada, pueden mejorar significativamente.
Distancia geográfica entre profesionales
Si bien hoy en día existen innumerables herramientas de comunicación, la distancia geográfica entre profesionales puede generar algunos retrasos, ya sea por fallas de Internet, de software o de servicio eléctrico.
La procrastinación
Cuando un trabajador se encuentra fuera de un entorno regulado y delimitado, en el que permanentemente está siendo gestionado por un supervisor, es más fácil distraerse o postergar las tareas.
Para evitar este problema, se sugiere designar objetivos diarios o semanales a los empleados. Este tipo de gestión brinda un flujo más ágil de tareas. Al no tener jefes o supervisores cerca, los resultados dependen de cada uno.
Lo recomendable es establecer una estructura de trabajo que permita aprovechar los horarios más productivos. También es muy útil compartir una lista diaria con pendientes para informar al equipo sobre lo más importante que haya que resolver.
Deficiencias en la comunicación
Al no estar frente a frente con los profesionales, la comunicación puede no ser del todo clara. Es clave fijar desde el inicio de la jornada los objetivos de cada período.
Tener reportes diarios y semanales ayuda al progreso y a detectar avances o problemas. Es necesario monitorear las actividades para perfeccionar los mecanismos que no estén funcionando bien.
¿Cómo mejorar la experiencia con tu equipo remoto?
Para liderar equipos remotos es fundamental el acompañamiento emocional. Es importante que los líderes demuestren a los colaboradores su confianza en ellos: esto les brinda estabilidad y permite que puedan enfocarse en el cumplimiento de las tareas.
Para lograrlo es imprescindible mantener el contacto y la comunicación diaria. De esta forma, el trabajador sabrá que cuenta con el apoyo y la validación de los empleadores.
En las siguientes líneas te brindamos una serie de consejos útiles que te ayudarán a liderar un equipo de trabajo remoto de forma asertiva y efectiva.
Proporciona comentarios constructivos
La retroalimentación constructiva es positiva y necesaria. Existen muchas razones por las que puede complicarse este feedback:
- Falta de claridad. Suele suceder que los líderes no saben cómo se está desempeñando el empleado.
- Falta de competencia. Los líderes pueden no saber cómo realizar una retroalimentación de forma efectiva.
- Falta de coraje. Los líderes pueden tener miedo de herir sentimientos o de que el empleado responda negativamente a sus devoluciones.
Si crees que en tu empresa hay problemas de retroalimentación, lo primero que debes hacer es evaluar la causa. Si notas que el conflicto tiene que ver con la falta de claridad, debes buscar dinámicas que permitan a los líderes obtener información sobre el trabajo y el desempeño de los empleados.
Si la falta de competencia está frenando la retroalimentación, existen buenas técnicas para iniciar conversaciones asertivas que puedes aplicar. Si el problema es la falta de coraje, es mejor considerar que una persona más preparada realice la devolución.
Recibir comentarios constructivos es clave para el crecimiento de los trabajadores: nadie puede mejorar lo que no conoce.
“Para liderar equipos remotos es fundamental el acompañamiento emocional. Es importante que los líderes demuestren a los colaboradores su confianza en ellos: esto les brinda estabilidad y permite que puedan enfocarse en el cumplimiento de las tareas”.
Conecta el trabajo del empleado con la misión de la empresa
Si los empleados sienten que están conectados con la misión de la empresa, le encontrarán un significado a su trabajo y estarán más motivados. Cuando esto ocurre, las personas tienen probabilidades de desempeñarse en un alto nivel y suelen estar más comprometidas.
Se recomienda implementar comunicaciones que ayuden a los empleados a ver que su trabajo es importante más allá de cumplir con los plazos establecidos y las tareas pendientes.
Dale prioridad al desarrollo profesional de tu personal
Una de las razones por las que las personas abandonan las empresas es la falta de oportunidades de crecimiento. Los gerentes deben tomar muy en cuenta esta situación.
Es importante para los líderes saber cuáles son las metas de crecimiento de los colaboradores. Si un empleado está pensando en ascender a gerente, la idea es ayudarlo a identificar las habilidades que necesitará para dicho puesto y asignarle cursos de capacitación acordes con ellas. Mejorar las condiciones de liderazgo requiere perseverancia y paciencia.
Propón reuniones semanales
La comunicación constante con el equipo remoto es fundamental para intercambiar información relevante y estar al tanto de los avances. Generar reuniones semanales es una excelente forma de compartir los logros y de solucionar problemas que puedan surgir en el día a día.
Este tipo de reuniones pueden hacerse al inicio o al final de cada jornada. De esta manera, conseguirás gestionar los proyectos y los recursos para asegurar la productividad y el cumplimiento de los objetivos.
Administra las tareas
Un buen líder corporativo debe asegurarse de que todos los miembros del equipo se encuentren con una tarea asignada y de acompañar el desarrollo de cada etapa. Para facilitar esta tarea, existen diversos softwares que permiten ver los avances y las dificultades en tiempo real.
Esta es una forma de gestionar ordenadamente la productividad del equipo sin tener que estar tan pendiente de cada trabajador, situación que puede llegar a ser contraproducente. Perseguir demasiado a los empleados obstaculiza sus labores y genera desconfianza.
Establece plazos firmes
Es fundamental para la productividad del Home Office cumplir con los proyectos y las tareas dentro de los plazos estipulados. Para eso es recomendable que cada acción, tarea o proyecto tenga una fecha de entrega.
Si es necesario, pueden hacerse reuniones para verificar los progresos o solicitarse borradores o propuestas para garantizar el avance del trabajo.
Acompaña la presencia en cada reunión
Al no realizarse reuniones presenciales, es posible que se pierda un poco el feedback. Es importante que todas las partes involucradas dentro de un proyecto mantengan una comunicación periódica, intercambien información relevante y estén al tanto del estado general del trabajo.
Las reuniones sirven para identificar puntos cruciales en el funcionamiento del equipo y tomar medidas que favorezcan el rendimiento.
“Es fundamental para la productividad del Home Office cumplir con los proyectos y las tareas dentro de los plazos estipulados. Para eso es recomendable que cada acción, tarea o proyecto tenga una fecha de entrega
Como regla general, la presencia en reuniones matutinas o al final de la jornada es crucial para que puedas monitorear la realidad de las labores de tu empresa.
Herramientas de comunicación en Home Office
Para promover la fluidez del trabajo y la entrega de tareas, existen algunas herramientas útiles que compartiremos a continuación.
Slack
Se trata de una aplicación en la que todos los integrantes pueden comunicarse con sus colegas y sus superiores. Pueden crearse canales para temas específicos y también hacerse videollamadas grupales.
Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos que sirve para organizar tareas, crear objetivos y enviar información a los colegas en diversos formatos: texto, imágenes, archivos, videos, etc.
Puedes crear listas de tareas que contengan ítems con cada acción por realizar. Así podrás compartir con tu equipo todos los aspectos del proyecto y llevar un control de los avances.
Google Drive
Google Drive es ideal para almacenar, compartir y acceder a información desde cualquier parte. Con este software cada trabajador puede encontrar y descargar documentos, presentaciones, programas, imágenes y videos.
Con este servicio, además, puedes ver quién edita y comparte la información, lo que te brinda un control absoluto sobre cada material.
¿El éxito del equipo remoto depende de la colaboración de todos sus miembros?
Los gestores de equipos de trabajo remoto tienen que entender que la productividad de una compañía no se mide necesariamente en horas de trabajo.
Cuando se utiliza la modalidad Home Office, es fundamental evaluar la eficiencia a través de tareas y de objetivos cumplidos. Para trabajar de manera remota es fundamental establecer metas y objetivos diarios, semanales y mensuales.
Una clave del Home Office es dejar que cada integrante elija cómo organizar su tiempo. De esta forma, es más fácil conectar a cada empleado con las aspiraciones de la empresa y asignarle tareas de acuerdo con sus competencias y su disponibilidad.
Conclusiones
La base de un buen liderazgo remoto es la confianza entre líderes y colaboradores. Los trabajadores remotos tienen que ser capaces de valorar la autonomía y la independencia, y asumir la responsabilidad del cumplimiento de los objetivos.
El liderazgo remoto tiene que ser conciliador y no dictatorial. Esto facilitará que los colaboradores puedan armonizar la vida profesional con la personal.
Hoy en día, líderes y colaboradores compiten por trabajos más interesantes en un espacio laboral globalizado. Por esta razón, es posible armar un gran equipo de trabajo con personas de todas partes del mundo. Los líderes remotos no deben limitar la captación de talento a un ámbito local.
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