La metodología Scrum es una de las metodologías ágiles para proyectos cambiantes, por tanto, es ideal para aquellos trabajos de alto nivel de incertidumbre o que requieren de bastante agilidad.
Para cualquier empresa, gestionar proyectos requiere procesos que van más allá de los recursos disponibles, como por ejemplo:
- Coordinar al equipo involucrado.
- Planificar y optimizar los tiempos estimados.
- Delegar tareas.
- Definir el protocolo.
Una falta de planificación en un proyecto que necesita ser ágil para llegar al éxito puede llevar a un profundo fracaso, pues es necesaria la integración total de los departamentos involucrados así como el buen uso de las herramientas, por mencionar algunas de estas cosas.
Sin embargo, llevar a cabo una planificación estratégica que tenga cubiertos uno a uno los puntos mencionados a continuación, requiere tiempo y mucho esfuerzo, pero definitivamente vale la pena si se quiere realmente triunfar con el proyecto.
Al identificarse esta problemática, surgió como solución las llamadas “metodologías ágiles”, que pretenden hacer de las gestiones algo más dinámicas y hacer del uso de los recursos lo más óptimo posible.
Sin embargo, es definitivamente la industria de los software la que más se ve beneficiada y apoyada con este tipo de metodologías ágiles, pues se trata de implementarles planificación a proyectos que se encuentran en entornos cambiantes y dinámicos pero de la más flexible forma.
Por su parte, el nombre Scrum viene del inglés y se puede traducir como melé, y fue introducido y desarrollado por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi en los 80, momento en el que las principales compañías de desarrollo tecnológico comenzaban a dominar el mercado en el mundo.
Este término Scrum proviene del mundo del rugby, sí, el deporte. Pero te preguntarás, ¿Qué tiene que ver una cosa con la otra?
Pues, Nonaka y Takeuchi explicaron cómo esta metodología se compara con la formación de melé del rugby como sigue a continuación:
“El enfoque de las carrera de relevos para el desarrollo de productos entra en conflicto con el objetivo de obtener la máxima velocidad y flexibilidad. En su lugar, un enfoque como el rugby (donde se intenta avanzar como equipo, enviando el balón hacia atrás y luego avanzar) sirve mejor a los desarrollos competitivos que se ven hoy en día”.
Por lo tanto, para aquellos proyectos que necesiten una gestión flexible, resultados específicos pero a corto plazo, Scrum es ideal para ellos. Pero veamos más sobre esta metodología en las próximas líneas.
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¿Qué es la metodología Scrum?
Scrum es una metodología ágil que consiste en trabajar en equipo a través de iteraciones o Sprints, cuyo propósito es gestionar proyectos cambiantes o que tengan un nivel de incertidumbre bastante alto.
Cada Sprint o iteración tiene un mínimo de tiempo de una semana y de máximo de cuatro semanas; esto porque esta metodología se enfoca en entregar los resultados concretos y este tipo de proyectos cambia de requerimientos en poco tiempo.
Por lo tanto, la manera de trabajar con esta metodología es semanal, y siempre validando lo llevado a cabo la semana anterior; es por ello que es necesaria la priorización de actividades en las que se hará la inversión para el siguiente Sprint o interacción del proyecto.
Entre los atributos de esta metodología ágil podemos mencionar que los equipos deben estar “auto organizados”, pues el enfoque está en la calidad del resultados final.
Igualmente, Scrum se caracteriza por su desarrollo incremental, lo que lo diferencia de una tradicional planificación que suele venir completa, desde el paso uno hasta el último.
En conclusión, Scrum no se trata de una planificación secuencial como a la que estamos acostumbrados, sino de relevos para el buen desarrollo del proyecto, como en el rugby.
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Perfiles
Y como en el rugby, necesitamos a un equipo para poder llevar a cabo esta metodología, y como en todo equipo, necesitamos a ciertos integrantes para poner a funcionar todo.
Así que el perfil de cada uno en este equipo de trabajo son los que siguen a continuación:
Product Owner
Esta persona estará encargada de velar por definir los objetivos del proyecto y de que el equipo entero esté haciendo lo adecuado porque dichos objetivos se cumplan a la cabalidad.
Este perfil estará para representar al cliente y sus requerimientos así como a las personas que no estén intrínsecamente ligados al proyecto.
Scrum Master
Este perfil deberá velar porque el resto de los integrantes del equipo estén al tanto de sus funciones y asignaciones y representa a la guia del Scrum Team (que es el próximo perfil a definir) para que se garantice el buen cumplimiento de los propósitos.
Scrum Team
Se trata del equipo cuya estructura debe ser horizontal y debe ser capaz de autogestionarse, ya que serán los involucrados en la entrega del proyecto al cliente.
Stakeholders
No son parte del Scrum Team pero se debe prestar especial atención a este grupo, pues son los directores, propietarios o comerciales del proyecto.
Beneficios de la metodología Scrum
Sus ventajas son múltiples y tienen efecto en los Stakeholders y sus compañías, por lo que implementarlo puede servirles de ejemplo para llevar a cabo todos sus proyectos, incluso aquellos que no sean tan cambiantes.
- Se incentiva al trabajo en equipo.
- Auto disciplina y autogestión para llevar a cabo el proyecto.
- Fomento de la comunicación entre los miembros del equipo.
- Los Stakeholders o clientes pueden hacer un seguimiento del proyecto: es decir, no estarán allí solo para ver el resultado final, como suele hacerse.
- Reducción y optimización del tiempo para el desarrollo de proyectos.
- Planificación más flexible frente a un entorno complicado (con requisitos cambiantes).
¿Cómo funciona la metodología Scrum?
El funcionamiento de esta metodología ágil va por un proceso que señalaremos, punto a punto, a continuación.
- Product Backlog: el Product Owner es el responsable de este documento, que contiene el conjunto de asignaciones, necesidades y funcionalidades del proyecto. Todos los perfiles tienen acceso a este archivo para poder modificarlo.
- Sprint Backlog: este documento sirve para definir las tareas de cada miembro del equipo así como para asignar el tiempo para llevarlas a cabo; esto depende del volumen de las tareas.
- Sprint: es el transcurso de tiempo en el que se llevan a cabo todas las tareas que fueron asignadas en el Sprint Backlog por lo que se debe hacer entregas parciales para ir probando el producto. Es importante mencionar que este ciclo deberá repetirse hasta que todas las tareas del Backlog hayan sido realizadas y entregadas. Entre los Sprint no debe quedar tiempo sin hacer algo productivo.
- Burn Down: es el control en el que se debe detallar la evolución de las tareas y los requerimientos hasta llegar a la entrega final.
- Sprint Planning Meeting: con la metodología Scrum, no tendrán cabida las reuniones inútiles, pues no hay tiempo que perder. Por tanto, el Product Owner se encargará de darle prioridad a las asignaciones que contiene el Product Backlog, y con ellas en cuenta, se define el objetivo del nuevo Sprint dando por prioridad a las asignaciones que hará el Scrum Team.
- Daily Scrum: es el seguimiento diario que se le hará a las tareas asignadas.
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Ejemplos de los usos de la metodología Scrum
Existen dos casos de estudio para que te ubiques un poco mejor en esta tecnología. Uno es un caso de éxito y el otro, más bien, de fracaso.
Por su parte, fue Jeff Sutherland, cocreador de Scrum y Asesor Senior y Coach de OpenView, quien expuso las razones del fracaso de uno de los casos y del éxito del otro en una entrevista.
Shopify
Shopify le dio al Scrum Master la importancia necesaria para el éxito de su proyecto, es decir, dejaron que hiciera su trabajo como líder principal.
Asimismo, no implementaron la metodología ellos mismos como compañía, sino que contrataron a agentes externos para hacer el trabajo.
Por otro lado, el trabajo del Project Owner fue llevado a cabo a su cabalidad, siendo la voz del cliente por lo que los requerimientos fueron resueltos, lo cual fue fundamental para que los resultados fueran los más óptimos y esperados.
Además, los grupos de Scrum son bastante ágiles para implementar el software al final de cada interacción, sin afectar a otros equipos.
Por último, cada uno de los equipos tiene una parte del software de manera exclusiva.
Es importante mencionar que entre todos los equipos hacen tribus o Tribe agregando diversos Squad o escuadrones.
Healthcare
Este, a diferencia de Shopify, es un caso de fracaso al implementar la metodología Scrum y a lo que debes prestar especial atención si no quieres que te suceda en tus proyectos.
Healthcare.gov formó parte de un proyecto del gobierno estadounidense para dar la impresión de más transparencia en sus seguros sanitarios.
Al aplicar la metodología Scrum, no respetaron ciertos procesos que deben ser obligatorios para el éxito de la metodología y que te explicamos en el funcionamiento.
Por ejemplo, el proyecto no fue lanzado fase por fase, cosa que es imprescindible en Scrum, pues el entorno es cambiante y la planificación se hace semana a semana.
Por otro lado, no se llevó a cabo una prueba de los pequeños resultados de los entregables cada semana para así aprender de los errores y continuar con la siguiente semana.
Además, ellos contrataron a más de 20 consultores y nunca se vió una figura de líder fuerte en quienes los demás tuvieran una guía real.
Asimismo, hubo una falta total de coordinación entre los equipos para entregar sus asignaciones a tiempo, y recordemos que los equipos deberían autogestionarse para tener los mejores resultados al aplicar la tecnología.
Por último, la prueba o testeo final se hizo en un período de tiempo demasiado corto, y esta fase final es la más importante y la que debe ser más detallada.
¿Qué se hace cada día de Sprint?
Cada Sprint es una iteración que se lleva a cabo día a día para el éxito de la metodología Scrum.
Por ejemplo, el primer día debe ser dividido en dos partes:
- Elección de requisitos: el cliente debe definir cuáles son sus requisitos: esta reunión debe tener una duración de máximo, cuatro horas.
- Planificación de cada iteración: también con una duración de no más de cuatro horas, el equipo debe definir un listado de asignaciones para cada iteración y así responder a los requisitos establecidos por el cliente en la primera reunión.
Para cada día, es necesaria la realización de un Sprint Meeting que no debe durar más de quince minutos, con el propósito de que todos los miembros del equipo de trabajo supervisen que los requerimientos estén siendo cumplidos.
Para esta reunión diaria deben ser respondidas las siguientes interrogantes:
- ¿Qué has hecho desde la última Sprint Meeting realizada?
- ¿Cuáles son los siguientes pasos a seguir?
- ¿Cuáles son los impedimentos que se tienen o se podrían tener?
Lo positivo del Sprint es que el Scrum Master va a encargarse de eliminar los impedimentos que el equipo no pueda resolver por su cuenta con el propósito de proteger al equipo de cosas externas que puedan molestar el compromiso productividad del equipo.
Por otro lado, para el último día del Sprint es necesario que se lleve a cabo lo siguiente:
- Demostración: con una duración de no más de cuatro horas, el equipo deberá presentar cada requisito resuelto, es decir, el producto mejorado con un mínimo esfuerzo para que así el cliente realice una evaluación de cada iteración.
- Retrospectiva: no puede durar más de cuatro horas pero es necesario que el equipo le presente todos los impedimentos al Scrum Master para que el mismo se encargue de eliminarlos a la brevedad posible.
Conclusión
La metodología Scrum es una metodología ágil que permite gestionar el desarrollo de un software o proyecto, del cual se tiene el propósito de maximizar el retorno de la inversión para la compañía en cuestión (ROI).
El principal motivo de implementar esta metodología es construir primero la funcionalidad de mayor valor para el cliente, es decir, priorizar, y luego hacer una inspección o seguimiento para adaptar todo, con auto-gestión del equipo.
Definitivamente, esta metodología es la mejor opción para proyectos cuyos entornos sean tan cambiantes, pues con su estrategia de hacer un seguimiento semana a semana y reuniones diarias para hablar acerca de los impedimentos permite tener todo bajo control.
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