¿Qué es un briefing?
Briefing es un documento escrito.”Brief” significa breve en el idioma inglés, así que debe ser de esta manera el documento escrito: breve, conciso, claro y resumido.
Y es que de eso se trata, de hacer un resumen acerca del desarrollo, planificación, medición, etc., de un proyecto, acción de marketing, estrategia, producto o servicio.
El briefing permite que dos o más personas tengan acceso a la información que un interlocutor quiere transmitir con claridad y objetividad.
Para los marketeros digitales, un briefing debería contener todos los datos que el cliente proporciona a una agencia para que desarrolle un buen trabajo de acuerdo a sus expectativas.
Puesto en un ejemplo, el briefing es el plano de un arquitecto. Es de donde el arquitecto se guiará para hacer un edificio de acuerdo a las expectativas de su cliente.
Un briefing bien hecho, debería responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué deseo hacer?
- ¿Con qué fin?
- ¿Cómo?
- ¿Cuándo lo voy a lanzar?
- ¿Por qué hago esto?
- ¿Cuánto es el costo?
- ¿Cuál es el ROI?
En pocas palabras, un briefing completo debe tener la siguiente información:
- Detalles sobre el producto del cliente.
- Cómo es el panorama actual donde el cliente actúa.
- Cómo es el perfil de su consumidor.
- Cuáles son los objetivos de la empresa.
- Cuáles son las metas del cliente.
Sin embargo, hay briefings más especializados que se usan para diversos fines.
Así que para llegar a cumplir esos objetivos de Marketing, ¿por qué no aventurarnos a hacer un briefing?
Aunque muchas veces pase desapercibido, el briefing se trata de tener todo en claro, diseñar a partir de algo que está plasmado y escrito en papel. Así no te desviaras de tus objetivos.
Es la maqueta que te guía sobre los pasos a seguir para que tus estrategias sean exitosas.
Por otro lado, es sabido que una buena comunicación e interacción con el cliente es sumamente importante para lograr resultados positivos en una estrategia de Marketing.
Cuando una relación marca-cliente no es satisfactoria, el ciclo se cierra, cosa que nadie quiere.
Por tanto, es este ese tipo de cosas con las que debes tener especial cuidado en un briefing, ya que este documento clave tendrá como objetivo comprender cuáles son las dificultades que tu cliente está enfrentando en ese momento y lo que pretende con los servicios que tu empresa tiene que ofrecerle.
Con un briefing, en pocas palabras, tendrás el poder del conocimiento. Conozcamos más acerca de esto a continuación.
Tipos de briefing
Cada documento breve y conciso tiene un fin. Veamos cuáles serían esos fines de cada tipo de brief a continuación.
Briefing publicitario
Tiene como fin principal trasladar los datos necesarios y principales de una campaña: proposición de ventas, tono comunicacional, personalidad de marca, etc.
Es usada casi a diario entre una agencia y su relación con la marca o empresa cliente.
También se puede dar la situación en la que la agencia haga un “contrabriefing”, ya que se amplía la información o se complementa con otros datos importantes. Recuerda que la agencia es la que sabe de Marketing.
Briefing creativo
Como mencioné en la introducción, este tipo de briefing se dirige específicamente a los creativos.
Por creativos me refiero al diseñador, responsable de cumplir las expectativas gráficas y de diseño del cliente.
Mediante un resumen, la información le dará una idea de cómo cumplir el objetivo.
Briefing de Marketing
Para una dirección general o guía para el equipo de Marketing, este documento conciso aportará detalles sobre la acción o proyecto de marketing que se pondrá en marcha o se lanzará próximamente.
Briefing de negocios
Su fin es hacer un resumen enfocado a aquellos detalles acerca de las acciones o proyectos de negocios que se tiene la pretensión de lanzar o poner en marcha en un futuro cercano.
¿Cuál es la diferencia entre brief y briefing?
Seguramente, si estás dando tus primeros pasos en el mundo del marketing, es posible que te hayas hecho esta pregunta. Afortunadamente, la respuesta es bastante simple: ambos términos hacen referencia a lo mismo, la diferencia radica en la adaptación del castellano.
En inglés, brief es el término original y, por lo tanto, el que te arrojará más resultados si lo buscas en la web. Sin embargo, en España y México se usa con más frecuencia “briefing”, pero no debes preocuparte ya que no hay diferencias en el significado.
¿Para qué sirve el briefing?
Contar con un brief es tan importante como conocer las técnicas de ventas o llevar a cabo una estrategia. Solo trae beneficios para una compañía y te los contamos a continuación.
Organización
Un brief te dará una visión mucho más clara acerca de una compañía que, además, sea tu cliente.
Por lo tanto, al escribir un texto o producir un aviso publicitario, se tendrá un acceso mucho más rápido a datos relevantes, ya que el contenido se divide en bloques.
Un brief se puede convertir en tu gran aliado en una estrategia si la información que tiene es clara y concisa.
De lo contrario, quien tenga acceso a los documentos entrará en un laberinto y será imposible entender qué puntos merecen más atención.
Inspiración
Producir solo con el fin de presentar un proyecto al cliente es un error que nunca se puede cometer.
Desarrollar un contenido solo por buscar la aprobación de un cliente no es el camino al éxito.
Con la ayuda de un briefing, podrás encontrar una verdadera inspiración mediante la lectura de las necesidades y expectativas del cliente.
La información transmitida por el cliente es la mejor fuente para que puedas buscar inspiración para llevar a cabo tu trabajo y crear el mejor contenido.
Cumplir expectativas
Como mencione con anterioridad, se obtiene suficiente inspiración cuando un equipo de marketing conoce la historia de un negocio a través de un briefing, es la manera de lograr satisfacer las expectativas del cliente con mayor precisión.
De esta manera, se aumenta la productividad del equipo y también la satisfacción del consumidor.
Planificación
Un briefing no solo te ayudará a entender el trabajo de un cliente, sino que también te facilita que se siga un horario.
Con una buena definición del proyecto, la productividad y la disciplina aumentan.
Esto es muy importante, ya que ayuda a mostrar a tu cliente que tu negocio está organizado y entiende lo que está haciendo.
Ítems esenciales en un briefing
Antes de hacer el documento y explicarte cómo hacerlo, queremos dejarte una lista con los ítems que no pueden faltar en un brief.
Objetivos
Nuestra recomendación es que animes a tu cliente a entender sus metas en relación con la inversión que pretende hacer. Así, podrás crear buenos materiales con los objetivos del proyecto en claro.
Presupuesto
Nunca dudes en preguntar cuál es el presupuesto disponible del cliente para ejecutar el proyecto con tu agencia.
A la mayoría les desagrada dar un presupuesto ya que piensan que influirá en el valor del proyecto. Sin embargo, esto es un error muy común.
Al conocer el presupuesto del proyecto puedes ofrecer un servicio de acuerdo al capital que pretende aplicar en su empresa.
La idea no es desarrollar un buen trabajo de acuerdo al valor que el cliente quiere invertir, sino ajustar el proyecto al presupuesto sin perder la calidad del servicio que se le ha ofrecido y prometido.
Deadline
Hay que establecer plazos de parte y parte.
Por parte del cliente, debemos tener información acerca de sus expectativas del tiempo en que desean que ciertas acciones o piezas estén listos.
Aunque increíble, es cierto que esta información es crucial. Se han visto casos en que los clientes piensan que algo se lleva a cabo en una hora cuando en la realidad se termina en un día o más.
Por parte de la agencia, debes darles plazos realistas y establecer horarios de trabajos muy precisos para no generar malos entendidos.
Público objetivo
Cada empresa tiene una audiencia con características diferentes y específicas, por lo que no debes olvidar requerir esta información. Para que un cliente esté satisfecho con el trabajo realizado por tu equipo de marketing, debes preguntarle cuál es el público objetivo de la empresa que posee.
También debes preguntar a qué grupo pertenece su público objetivo: clase A, B, C o D, la edad de sus clientes y cómo es su comportamiento durante el proceso de compra.
Por otro lado, algunas empresas no conocen su público objetivo. Si este es el caso, pregúntate quién sería el consumidor ideal, es decir, quién suele ir a esta empresa.
Alcance del proyecto
El alcance de un proyecto es muy sencillo de definir y es un “must” en un brief.
Si un cliente quiere, por ejemplo, educar a su audiencia sobre el producto que vende, necesitará un blog como una solución a su problema.
Estar claros en esto te dará como resultado clientes felices y satisfechos.
Portafolio
Debes asegurarte de que el cliente tenga materiales como logo, folleto, volante, o una galería o banco de imágenes de sus productos o servicios. Si la respuesta es sí, analiza este contenido para entender mejor lo que la empresa está buscando.
Si el cliente no tiene una buena cartera, ofrece este tipo de servicios y tendrás una nueva oportunidad de negocio.
Estos materiales son importantes para una agencia, así como para su cliente, ya que le ayudan a producir un producto final de mayor calidad.
Estilos
¿Qué estilo comunicacional y de diseño desea adoptar el cliente?
Si no sabe responder, muéstrale ejemplos y acércate, lo más posible, al estilo que se desea.
Objeciones
¿Qué es, lo que por nada del mundo, no desea el cliente en su marca o acciones de marketing?
Conocer esta información te ayudará a evitar problemas y a acercarte a lo que realmente desea el cliente.
Elementos clave para lograr un buen briefing
Los que acabamos de mencionar son los contenidos con los que debe contar tu archivo. Sin embargo, vemos necesario poner el foco en 4 elementos que, si están bien desarrollados, te darán un documento con altas posibilidades de ser exitoso. Veamos cuáles son con más detalle.
1- Información de contexto
Es importante recordar que el briefing es un documento informativo, uno que debe leer el equipo y también personas que no están familiarizadas con el proyecto. Entonces, debe ser simple de leer y para eso la información de contexto es fundamental. Partiremos haciendo descripciones generales con la intención de que quienes son ajenos, se pongan al corriente. Sirven las siguientes preguntas:
¿Por qué se trabaja en este proyecto? ¿Qué necesidades potenciaron la creación del mismo? ¿Hay proyectos similares que se puedan tomar como referencia?
2- Métricas y parámetros de éxito
Un proyecto solo será exitoso si tiene bien definidos los objetivos. Asimismo, los objetivos tienen que conocerlos todos los miembros del equipo, para tener perspectiva de futuro. Este punto tiene una gran vinculación con la motivación de los miembros ya que, en la medida en que cada uno entiende cuál es su aporte al objetivo final, más ganas tienen de ser parte y de colaborar.
Teniendo en cuenta lo anterior, procura que quede bien claro cuáles son los objetivos, cómo lo medirás, qué hara cada cual y que será considerado éxito.
3 – Cronograma
Tan importantes como los objetivos son los tiempos. De hecho, el éxito del proyecto está sujeto a las fechas estipuladas. Además, este es otro dato que debe estar muy presente en cada uno de los miembros del equipo. Marca los hitos importantes, los plazos de ejecución y trata de ceñirte lo máximo posible a él.
4- No pierdas de vista a tu público objetivo
El público objetivo es el “para quién” de tu proyecto. Es la razón motivadora del trabajo y por eso debe estar muy bien definido en el documento. De hecho, es necesario que, de vez en cuando, el equipo recuerde quién es el público objetivo para reconectarse con la misión.
¿Cómo desarrollar un briefing?
Ya que ahora entiendes lo que es un briefing, su importancia y ventajas para una estrategia, te explicaré cómo desarrollarlo.
Recuerda que un brief debe ser lo más breve posible, toma en cuenta sólo los datos más relevantes y obtén información relevante de tu cliente para poder hacer contenidos de calidad.
Elige las personas correctas
Debes preguntarte, ¿quién de la empresa es capaz de revelar la información sobre los productos, el mercado y los clientes?
Encuentra quien tenga la capacidad de transmitir información valiosa porque de esta manera ayudará a entender el posicionamiento actual de la compañía y cuáles son los caminos que debe seguir para entrar en el plan de acción.
Para ello, se debe investigar los siguientes datos:
- Investigación de mercado.
- Facturación anual.
- Número de empleados.
- Métricas de la empresa en redes sociales.
- Boleto promedio.
Organiza reuniones
Como un brief, las reuniones con el clientes deberían ser cortas y concisas.
Para preguntar cada punto necesario para completar el brief, debe haber un encargado de la reunión que lleve el tiempo.
Recordemos que es la simplicidad la principal característica de un briefing.
Centraliza la información
Revisa mil veces el documento para eliminar información innecesaria.
De nada te servirá tener miles de folios si al final no puedes encontrar una información o dato que requieres con urgencia para poder seguir adelante con las acciones de Marketing.
Sé simple
Y vuelvo a insistir que una de las principales características de un brief es la simplicidad.
No uses tantos términos técnicos, y si por obligación has de usarlos, explica brevemente de qué tratan para facilitar la lectura del documento.
Comprende el proceso
Intenta tener una participación activa en cuanto a la redacción del brief. No solo escuches la información del cliente: analiza, cuestiona y da sugerencias.
Si adoptas esa actitud, evitarás interpretaciones erróneas y pérdida de tiempo al no entender lo que el cliente quiere transmitir.
En el siguiente materia audiovisual verás los pasos que debes seguir para elaborar un brief:
Los datos de un brief no están escritos en piedra
Si requieres de otro tipo de datos u otras respuestas de los clientes, siéntete en libertad de agregarlos. Todo es por el éxito de la estrategia.
Plantilla para hacer un briefing: Formato
Te propongo una guía para que comiences a redactar un briefing. Como te mencione, la estructura no está escrita en piedra: puedes agregar o eliminar lo que desees.
En este ejemplo, imaginemos que vamos a lanzar un producto al mercado:
Incluso, puedes colocar opciones para que el cliente tache y tener una visión más clara de sus respuestas.
3 Ejemplos de Briefing de una Empresa
Ya describimos en detalle las características que debe tener un buen brief.
Vamos ahora a comparar algunos ejemplos que servirán para inspirarte y, por qué no, para mejorar el trabajo que estás realizando en tu empresa.
Tomaremos dos de las variables principales para nuestro análisis: los datos que contienen y la manera en la que están presentados.
Esto no significa que un brief tiene que ser una pieza de diseño, pero sí que la información en él debe ser fácil de encontrar con solo un vistazo.
¡Comencemos!
En este primer ejemplo, podemos ver cómo, aunque ambos son completos, hay uno que se destaca por la información que contiene.
El primer brief, de Andate Publishing, tiene preguntas básicas sobre la tarea a completar, el público, la visión y las fortalezas. Sin embargo, no podemos ver claramente referencias del contacto, las fechas o el presupuesto.
Por otra parte, en el brief de la derecha, de Glitschka Studios, podemos notar con claridad muchos más datos, a los que se suman categorías como, por ejemplo, las preferencias del color, las palabras clave y los indicadores para medir el éxito.
Un brief debe ser conciso, pero tiene que contener toda la información necesaria para que con una mirada rápida puedan comprenderse los detalles más importantes.
Aquí también podemos ver cómo el diseño de Glitschka ayuda, además, a cumplir con la misión del brief, ya que permite una lectura veloz gracias al formato ordenado de la hoja.
Vamos al segundo caso.
La diferencia en este ejemplo es muy notoria. El de la izquierda es demasiado breve: no están incluidos presupuesto, fecha ni análisis de la competencia.
El de TOMS, a la derecha, a simple vista es mucho más exhaustivo y completo. ¡Tiene espacio incluso para la aprobación del proyecto!
Podemos observar que incluye desde el tono que debe tener la campaña hasta un pequeño manifiesto de los valores que representa la marca.
Sin embargo, si analizamos el diseño, podemos objetar que resulta un poco difícil encontrar la información de manera rápida al haber tanto texto junto. Aun así, no deja de ser una pieza muy completa.
En nuestro último ejemplo, encontramos una vez más dos casos que a simple vista resultan similares, aunque el segundo parece mucho más logrado que el primero.
En el brief de la izquierda, tenemos datos de audiencia, objetivos y el concepto principal de la campaña, pero nada dice sobre plazos, presupuesto o información de contacto con la empresa.
El de la derecha funciona desde el diseño, ya que la manera en la que están presentados los datos colabora para que se distingan más rápido y fácil.
Las categorías están organizadas sobre el margen izquierdo de la página, lo que permite que con solo un paneo general se pueda acceder a la información necesaria.
En cuanto al contenido, observamos que menciona cada elemento, objetivos, contacto, e incluso establece no solo las fechas de entrega, sino hasta la hora en la que finalizan los plazos de cada una de las piezas solicitadas.
Estos son solo algunos ejemplos que puedes utilizar para inspirarte antes de hacer tu próximo brief. ¿Qué esperas para intentarlo?
En Resumen
El brief es un documento breve, conciso, claro y resumido que te ayudará a desarrollar tu estrategia de marca.
En el documento debes tener bien definido cuál es el proyecto que vas a desarrollar, objetivos que quieres lograr , tu público objetivo y otros elementos relevantes para tu proyecto.
Hasta acá llegamos con la información acerca de “Guía Práctica para Hacer un Buen Briefing”. Esperamos te haya sido útil, recuerda que en Genwords somos expertos en SEO y Content Marketing. Contáctanos.
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